Neu in der Version 11

Innovationen rund um die Aktivität

Aktivitäten spielen in FlowFact eine zentrale Rolle. Eine Aktivität kann fast alles sein, z.B. eine Mail, ein Brief, ein Fax, ein Termin, ein Nachweis usw. Dadurch sind Aktivitäten aber auch komplex geworden. In FlowFact 11 haben wir die Funktionalität rund um die Aktivität nochmals deutlich erhöht. Die Komplexität der Benutzeroberfläche aber dramatisch vereinfacht.

Um beispielsweise die Anzeige der verschiedenen Aktivitäten zu optimieren, verwendet FlowFact sog. Views. Es handelt sich dabei um eine Reihe verschiedener Registerkarten, die in Abhängigkeit der jeweils eingestellten Aktivitätenart automatisch ein- bzw. ausgeblendet werden. Die Inhalte der einzelnen Views wurden an die verschiedenen Aktivitätenarten angepasst, so dass z.B. überflüssige Felder und Funktionen ausgeblendet und wichtige Elemente hingegen besonders übersichtlich und z.Tl. vergrößert angeordnet werden.

• Im Vorlagefenster sofort HTML-Aktivitätenpreview

• Vorgangsverknüpfungenzum Aufbau von Vorgangsketten und zur übersichtlichen Aktivitätenverfolgung

• Optimierte Ansichten pro Aktivitätentyp

• HTML-Editor

• PDF-Unterstützung

• Rechtschreibprüfung

Betroffene Fenster:
Aktivitäten, Vorlage, Extras/Aktivitätenarten

Neue Fenster:
Aktivitäten-Registerkarte "Vorgänge"

Verknüpfung zusammengehörender Aktivitäten und Visualisierung als Vorgang

Jede einzelne Aktivität ist auch ein Vorgang. Egal, was Sie tun, ob Sie einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail schreiben, einen Termin oder nur eine Aktennotiz eingeben, alles was mit einem Arbeitsablauf oder einer Tätikeit zu tun hat, ist ein Vorgang.

Auf diese Weise kann es zu einer beachtlich großen Ansammlung von Aktivitäten kommen, die wiederum über beliebig ineinandergreifende Aktionen verbunden sein können. Um bei einem Sammelsurium von Arbeitsvorgängen den Überblick zu behalten, können Sie in FlowFact übergeordnete Aktivitäten definieren, die quasi als Container (wie eine Akte oder Mappe) für alle weiteren damit verbundenen Vorgänge dient. Miteinander verknüpfte Aktivitäten nehmen in der Vorgänge-Liste zunächst nur eine einzige Zeile in Anspruch. Sie lässt sich per Mausklick öffnen, um die darin enthaltenen Aktivitäten anzuzeigen.

Zusammengehörende E-Mail-Nachrichten (Original, Rückfrage, Antwort etc.) werden automatisch zu Vorgängen miteinander verknüpft.

Aktivitäten-Registerkarte "Vorgänge"

Voll integrierter E-Mail-Client

FlowFact 11 verfügt über einen vollwertigen komplett in das Aktivitätenkonzept harmonisch integrierten E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar.

• Email senden und empfangen direkt über den in FlowFact enthaltenen E-mail-Client.

• Kein David mehr notwendig.

• Funktion und Oberfläche ähnlich MS Outlook bzw. MS Outlook express.

• HTML-E-Mail-Unterstützung.

• Automatische Vorgangsverknüpfung für E-Mail- Ein- und Ausgänge.

• Automatische Adressenverknüpfung über E-Mail-Adresse.

• Automatische Rechtschreibprüfung.

Betroffene Fenster:
Grundeinstellungen

Neue Fenster:
Extras/Konten, Aktivitäten-Registerkarte "Vorgänge"

Siehe auch:
E-Mailfunktionen, E-Mail-Client und E-Mail-Dienst, E-Mail beantworten, E-Mail schreibe.

Geändertes Ablagesystem für MS Word-/Excel-Dokumente

Ab FlowFact Version 11 können Dokumente, die gleichzeitig bei mehreren Benutzern in Bearbeitung sind, nicht mehr überschrieben werden! Zur Bearbeitung bzw. Änderung bereits abgelegter Dokumente stehen Ihnen nun zwei verschiedene Methoden zur Verfügung:

• Exclusiv-Zugriff: Speichern der Änderung im gleichen Ablagedokument durch vorheriges Ausbuchen.

• Nicht-Exclusiv-Zugriff: Automatisches Speichern der Änderung als Kopie innerhalb der gleichen Aktivität.

Schrittkurs Ablagebrief aufrufen/ändern

Optionaler FlowFact Mail-Dienst

FlowFact 11 richtet auf Wunsch (optional) einen FlowFact Mail-Dienst (POP3 und SMTP) ein, der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten im Netzwerk-Betrieb automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.

Wichtiger Hinweis für Kunden, die bisher den David-Dienst genutzt haben!

Siehe auch: E-Mail-Client und E-Mail-Dienst

Universelle Organizer- und Handy-Unterstützung

FlowFact Version 11 beinhaltet eine Push-Replikation zu MS Outlook (aus technischen Gründen kann MS Outlook express leider nicht unterstützt werden!). Dadurch können Adressen, Termine, ToDos's und Notizen auf praktisch alle PDAs (Personal Digital Assistent) und speziellen Handy's übertragen werden. Inbesondere auch auf günstige NoName-Produkte.

• PUSH-Replikation von Adressen, Terminen, ToDo‘s und Notizen via MS Outlook.

• Praktisch alle Geräte werden unterstützt. Auch Handy´s und preiswerte NoName-Produkte..

Weitere Informationen dazu erhalten Sie hier...

Integration Messagingsysteme

• Alle Messagingsysteme anbindbar, die POP3/SMTP unterstützen

• somit auch andere Lösungen als Tobit David (für Fax, Voice, SMS) anbindbar

• Beispiele:
  MS Exchange-Server
  andere hausinterne e-Mail-Server,
  Internet-Kommunikationsanbieter, wie z.B. web.de.

KHK-WWS-Schnittstelle

• Schnittstelle zur KHK-Warenwirtschaft OfficeLine 50 und 100

• Replikation der Adressen

• Verbuchung der Warenwirtschaftsdokumente (Angebote, Rechnungen..) in FlowFact als Aktivität

• Diverse Einstell- und Rechtekonfigurationen

PDF-Unterstützung

Sämtliche in einer FlowFact-Aktivität gespeicherten Dokumente können mit einem einzigen Mausklick in eine PDF-Datei (unter Verwendung von Adobe Acrobat  4 und 5 ) umgewandelt und natürlich auch vermailt werden. Das bedeutet:

• Nicht änderbare Dateien, z.B. für E-mail Versand

• Platzersparnis gegenüber klassischem Dateiversand
  Beispiel: Offerte mit 10 Bildern als Word-Datei z.B. 10 MB, als pdf-Datei nur ca. 2 MB.

• Hohe Kostenersparnis
  Beispiel: Offerte mit 10 Seiten, Druck- und Versandkosten: 7 €, pdf-Kosten: ca. 10 Cent.

• Schneller Versand
  Vergleich: Postweg: 1 Tag in Deutschland, E-mail: in Sekunden um die Welt.

• Hoher Imagewert bei Empfängerpublikum

Neues Hilfesystem (jetzt mit Video-Workshops)

Die Hilfe (die Sie gerade aufgerufen haben) wurde komplett überarbeitet. Sie ist wesentlich übersichtlicher und entspricht jetzt dem neuen Microsoft Hilfestandard.

Unterstützung von MS Word XP und MS Excel XP (MS Office XP)

FlowFact 11 unterstützt nun auch die Microsoft-Produkte Word XP und Excel XP (Office XP). Dabei stehen alle Funktionen zur Verfügung, die unsere Anwender bereits mit den Anbindungen zu Word 97/2000 bzw. Excel 97/2000 zu schätzen gelernt haben.

Office 97 und 2000 werden weiterhin unterstützt!

Windows XP Kompatibilität

FlowFact 11 wurde für das neue Microsoft Betriebssystem Windows XP optimiert.

Weitere Änderungen

In der FlowFact-Version 11 konnten viele weitere Änderungen realisiert werden. Die wichtigsten davon sind:

• Keine MAPI-Unterstützung mehr
  Da FlowFact 11 alle Funktionen beinhaltet, die zum Senden und empfangen von E-Mails notwendig sind, ist die MAPI-Untersützung überflüssig geworden. Häufig aufgetretene MAPI-Konfigurationsprobleme erübrigen sich damit.
   

• Druckervorbelegungen nicht mehr im Profil
  Die Vorbelegung der Drucker (Standard- und Fax-Drucker im Dialog zur Auswahl von Word- bzw. Excel-Dokumenten) wurde bisher in der GUI.INI (Ordner Profiles) gespeichert. Das führte in Netzwerken mit unterschiedlichen Druckern bzw. Druckereigenschaften zu Problemen. Aus diesem Grund werden die Druckervorbelegungen nunmehr in der Registry gespeichert.

FlowFact Webserver (automatische Homepageerstellung)

Der FlowFact Webserver ermöglicht die vollautomatische Erstellung und Wartung einer kompletten Makler-Web-Site einschließlich kompletter Datenbankfunktionalität mit nur einem Mausklick direkt aus FlowFact heraus. Besucher der Homepage können sich jederzeit über den aktuellen Stand des Immobilienangebots informieren. Das System führt unter Berücksichtigung der eingegeben Wünsche eine individuelle Selektion durch.

• Direkte Datenübertragung von FlowFact-Objekten an die eigenen Web-Seiten.

• Nutzung des php4/MySQL-Softwarestandards.

• Daten werden in eigener Web-Datenbank gespeichert.

• Rückkanal zur Verbuchung der Adressen / Anfragen aus Ihren Web-Seiten in FlowFact.

• Unabhängigkeit von den Internet-Datenbankanbietern,d.h. insbesondere:

• optisch völlig freie Gestaltung,

• beliebige eigene Datenstruktur,

• Ausschluß von Fehlerquellen,

• hohe Zeit- und Kostenersparnisgegenüber früher manueller Pflege der Web-Seiten bzw. Erfassung der Gesuche in FlowFact.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Webserver im Index.

Objekttracking (in Verbindung mit Webserver)

Diese absolute Innovation ermöglicht dem Makler sich von seinen Mitbewerbern deutlich abzuheben. Mit Objektracking können sich Auftraggeber des Maklers quasi just in time via Internet über den Vermarktungsstand ihrer Immobilien informieren.

Der Auftraggeber kann eine gekürzte Aktivitätenliste und Nachrichten zu seinen Objekten im Internet abrufen. Alles, d.h. Oberfläche, Datenbankstruktur, Daten etc. wird vollautomatisch aus FlowFact heraus generiert.

• Jederzeit direktes Controlling durch den Kunden.

• Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall vieler  Diskussionen und Gespräche.

• Neues Instrument zur Kundenbindung.

• Argument für Alleinaufträge.

• Argument für Folgeaufträge.

• Differenzierung zum Wettbewerb.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Webserver im Index.

OpenImmo (Objektübertragung an noch mehr Immobiliendatenbanken)

Durch den von der FlowFact AG massgeblich mitentwickelten OpenImmo-Standard werden proprietäre Immobilienportal-Schnittstellen in Kürze überflüssig werden. Der Austausch von Objektinformationen wird zum Kinderspiel. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Neuer Datenaustauschstandard zwischen Maklersoftware und Internetdatenbanken.

• Breite Unterstützung am Markt.

• Flexible Anbindung von FlowFact an bundesweite große Portale sowie diverse regionale Portale.

• Daten in FF erfassen, pflegen und an beliebige Portale übertragen.

• Anbindung an neue Portale ohne neue Programmversionen oder Updates, kein Einrichtungsaufwand.
  Das heisst für neue Datenbanken kein Update erforderlich. Somit oft hohe Kostenersparnis und Zeitersparnis.

• IMMO-XML ist unabhängig von einzelnen Anbieterinteressen

Objekteinstellung bei Zeitungen

Durch in FlowFact enthaltene Makrosprache ist die Ansteuerung von Anzeigen-Annahmeseiten der Zeitungen möglich. Das bedeutet u.a.:

• Übergabe Ihrer Objektdaten in beliebiger Folge.

• Zeit- und Kostenersparnis.

Derzeit bereits in Planung z.B. bei der Süddeutsche Zeitung und Sächsische Zeitung.

ProFin Baufinanzierung

Das Baufinanzierungsmodul direkt zu FlowFact.

• Übernahme der Daten (Adresse, persönliche Daten, Objektdaten) direkt aus FlowFact.

• Ablage Ergebnisse in FlowFact.

• Verkaufsargumente zur optimalen Beratung Ihres Kunden.

Profin ist in 3 verschiedenen Stufen lieferbar:

• Budget & HomeFinanzierungsberechnung für Eigennutzer.

• InvestFinanzierungsberechnungfür Kapitalanleger.

• Invest Prosehr detaillierte Finanzierungsberechnungfür Kapitalanleger.

PLZ-Automatik in Anfragen und Objekten

Die von der Adressenbearbeitung her gewohnte PLZ-Automatik PostPerfect wird auch in den Fenstern Anfragen und Objekte bei Verwendung der Feldarten Straße und Land_PLZ_Ort aktiv.

Weitere Schnittstellen zu Hausverwalter-Systemen

Bisher vorhandene Schnittstellen:

• FlowFact Domus

• FlowFact HV-Office

In Planung bzw. Arbeit sind:

• FlowFact IX-Haus

• FlowFact HausPerfect

Andere systemspezifische Schnittstellen sind auf Kundenwunsch im Projektgeschäft realisierbar.