Fragen zur Version 11

Rubrik	Frage
Update	Sind im Rahmen eines Updates auf FlowFact 11 manuelle Änderungen bzw. Einstellungen notwendig? Unsere Check-Liste gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Felder Sie berücksichtigen müssen.
E-Mail	Warum fügt FlowFact zusammengehörende E-Mails innerhalb sog. Vorgänge zusammen (andere E-Mail-Clients tun dies doch auch nicht)?
E-Mail	Wo stelle ich die vorbelegte Aktivitätenart ein, die erscheint, sobald ich die Funktion ausführe?
Mail Faxe	Kann FlowFact mehrseitige Fax-Nachrichten im Format "TIF" verarbeiten?
David	Wo befindet sich in FlowFact 11 der David-Dienst?
David	Warum werden Fax-Nachrichten von David nicht in das Archiv übertragen?
David	Warum liest FlowFact bereits übertragene Fax-Nachrichten erneut aus David ein?
SQL-Server	Nach SQL Server 7.0 Service Pack 3 kann sich FF-Admin nicht am SQL-Server anmelden. Woran liegt das?
E-Mail	Nach welchen Kriterien werden e-Mails in der Liste angezeigt?
Update	Wo sind nach dem Update meine OLE-Objekte?
Update	Wo befinden sich nach dem Update meine Word- und Excel-Ablagen?
Word-Ablage	Wie funktioniert jetzt die Ablage bzw. was hat sich diesbezüglich geändert?
E-Mail	Was muss ich beachten, um mein System vor Viren zu schützen, die über E-Mail-Dateianhänge (Attachments) in Umlauf gebracht werden?
E-Mail	Kann ich FlowFact auch als Standard E-Mail-Client verwenden?
PalmPilot	Im Menü Datei fehlt der Eintrag PalmPilot! Wurde diese Funktion entfernt?

Fragen&Antworten zur Version 11

Warum fügt FlowFact zusammengehörende E-Mails innerhalb sog. Vorgänge zusammen (andere E-Mail-Clients tun dies doch auch nicht)?

FlowFact greift auf eine interne Kennung zurück, die im E-Mail-Header standardmäßig zwar enthalten ist, jedoch insbesondere zur hierarchischen Darstellung von Newsgroup-Beträgen verwendet wird. FlowFact nutzt diese Information, um auch E-Mails hierarchisch darzustellen. Es genügt ein Beispiel aus der Praxis, die jeden Anwender von der Wichtigkeit dieses Features überzeugt:

Vor einigen Tagen haben Sie einem Kunden eine wichtige E-Mail geschickt. Bis heute sind eine Reihe von E-Mail-Nachrichten unterschiedlicher Absender (mit mehr oder weniger hoher Priorität) bei Ihnen eingegangen. Um nun nicht aus dem Wust unzähliger E-Mails die Antwort bzw. Antworten des Kunden heraussuchen zu müssen, öffnen Sie einfach dessen Adresse und klicken von dort aus auf Vorgänge. In der folgenden Liste finden Sie Ihre E-Mail-Nachricht. Sind Antworten dazu bereits eingegangen, finden Sie ein vorangestelltes Pluszeichen. Ein Klick darauf listet alle diesbezüglichen Vorgänge bzw. Antworten auf.

	Wo stelle ich die vorbelegte Aktivitätenart ein, die erscheint, sobald ich die Funktion ausführe?
	Diese Einstellung ist benutzerspezifisch. Deshalb wird die Vorbelegung im Dialog Extras/Benutzer, Registerkarte Vorbelegung (Bereich Ausgehende e-Mail), Listenfeld Aktivitätenart eingestellt.

Kann FlowFact mehrseitige Fax-Nachrichten im Format "TIF" verarbeiten?

Ja natürlich. Sobald FlowFact erkennt, dass sich in einer E-Mail-Nachricht eine TIF-Datei im Anhang befindet, wird diese automatisch im Fenster Archiv gespeichert. Handelt es sich um eine mehrseitige TIF-Datei, extrahiert FlowFact die Seiten so, dass diese einzeln im Archiv-Fenster ausgewählt werden können. In der Anhang-Liste (Registerkarte Anhänge) erhält jede Seite einen separaten Listeneintrag, so dass Sie z.B. beim Weiterleiten einer solchen E-Mail nur einen Teil des gesamten Dokuments zum Versand auswählen können. Selbstverständlich stehen Ihnen im Archiv immer alle Seiten zur Verfügung, auch wenn Sie es von einer bestimmten Zeile aus (durch Doppelklick) geöffnet haben.

Verwenden Sie anstatt des optionalen FlowFact Mail-Dienstes eine andere Software, z.B. David der Firma Tobit, so beachten Sie bitte folgendes:

Möglicherweise ist die Software so konfiguriert, dass TIF-Anhänge in ein anderes Format umgewandelt werden (z.B. GIF). So werden z.B. aus einer einzigen (intern aus mehreren Seiten bestehenden) TIF-Datei mehrere Dateien (pro Seite eine) im Format GIF erzeugt. In einem solchen Fall würde FlowFact die Dateien natürlich auch einlesen, jedoch nicht im Fenster Archiv, was wiederum bedeuten würde, dass Sie die einzelnen Seiten nicht durchblättern könnten, sondern jede Seite für sich von der Anhänge-Liste aus öffnen müssten.

Nach SQL Server 7.0 Service Pack 3 kann sich FF-Admin nicht am SQL-Server anmelden. Woran liegt das?

Wenn sich der FlowFact Administrationsassistent nach Installation des SQL Server 7.0 Service Pack 3 nicht mehr am SQL Server anmelden kann, so gehen Sie bitte wie folgt vor:

Starten Sie den SQL Server Enterprise Manager.
Klicken Sie im Konsolenstamm des SQL Server Enterprise Managers den Namen Ihres SQL Servers mit rechter Maustaste an und wählen Sie im darauf folgenden Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften aus.
Im Dialog SQL Server-Eigenschaften (Konfigurieren) die Registerkarte Sicherheit anklicken.
Dort die Option Nur Windows auf SQL Server und Windows umstellen, siehe folgende Musterabbildung:
Dialog durch Klick auf "OK" bestätigen.

Nach welchen Kriterien werden e-Mails in der Liste angezeigt?

Nach dem Datensatzbesitzer und dem Empfangsstatus.

Der Besitzer des jeweiligen E-Mail-Datensatzes wird aus der Einstellung des gleichnamigen Listenfeldes im Fenster Extras/Konten übernommen.

Der Status einer E-Mail wird in der Registerkarte E-Mail-Details über den Header-Daten angezeigt. Bei empfangenen E-Mails lautet dieser: empfangen.

Wo sind nach dem Update meine OLE-Objekte?

Wenn Sie in einer älteren FlowFact-Version (bis Version 10) OLE-Objekte gespeichert haben, werden diese nach Ausführung des Updates zur Version 11 nicht mehr angezeigt. Diese Daten sind selbstverständlich noch vorhanden, nur das OLE-Feld wird ausgeblendet.

Bei Bedarf kann das OLE-Feld (benutzerspezifisch) wieder aktiviert werden. Öffnen Sie dazu die Datei gui.ini im Verzeichnis des jeweiligen Anwenders (z.B. ...flowfact\Profiles\Standard) mit einem beliebigen Editor und tragen Sie dort folgende neue Zeile ein:

[MAIN]

SHOWOLE=1

Die Bezeichnung der Registerkarte OLE/Dateien wurde ab Version 11 geändert auf Anhänge.

Wo befinden sich nach dem Update meine Word- und Excel-Ablagen?

Die Registerkarten Word und Excel wurden ab Version 11 entfernt. Jetzt finden Sie Ihre Word- und Excel-Dokumente dort wo sie hingehören: in der Liste der Registerkarte Anhänge. Alle (!) Ablagen bzw. Anhänge finden Sie jetzt also gesammelt und nur einer Liste. Das ist einfacher und übersichtlicher. Außerdem können Sie jetzt beliebig viele einzelne Word-Ablagen zu einer Aktivität speichern (bisher konnte nur ein Dokument im Register Word gespeichert werden, weitere waren u.U. im Register OLE/Dateien.

Wie funktioniert jetzt die Ablage bzw. was hat sich diesbezüglich geändert?

Trotz einiger interner Änderungen hat sich für Sie eigentlich nicht viel geändert (gleiches gilt auch für die Excel-Ablage). Anstatt auf die Registerkarte zu klicken, führen Sie jetzt einen Doppelklick auf den Word-Eintrag in der Anhängeliste (Registerkarte Anhänge) aus. Alles Weitere bleibt, wie es ist, d.h. einfach in Word die Ablagefunktion aufrufen, fertig. Der eigentliche Unterschied ist, dass in FlowFact 11 bei gleichzeitiger Bearbeitung des gleichen Dokuments von mehreren Benutzern keine Dokumente mehr ungewollt überschrieben werden können und dass bei Verwendung der Standardfunktionen generell eine Kopie der geänderten Ablage (natürlich in der gleichen Aktivität) erzeugt wird. Selbstverständlich haben wir unsere Kurse Einzelbrief erstellen, Einzelbrief ablegen und insbesondere Ablagebrief aufrufen/ändern angepasst. Schauen Sie sich die Kurse einfach mal an, dann sind Sie auf jeden Fall auf dem laufenden.

Was muss ich beachten, um mein System vor Viren zu schützen, die über E-Mail-Dateianhänge (Attachments) in Umlauf gebracht werden?

Es ist nicht auszuschließen, dass E-Mails ausführbare Dateien und andere Anlagen Viren oder Skripts enthalten, die Ihren Computer beschädigen bzw. Ihre wertvollen Daten vernichten können. Schützen Sie deshalb Ihr System mit einem leistungsfähigen Antiviren-Programm!

Da der FlowFact E-Mail-Dienst jeden E-Mail-Anhang zuerst temporär zwischenspeichert, können die so erzeugten Dateien bereits über die Grundfunktionen des Antivierenprogramms (ohne aktivierte E-Mail-Schutzfunktion) untersucht und notfalls vor dem Einfügen in die FlowFact-Datenbank eliminiert bzw. in den Isolationsbereich übertragen werden. Wenn Sie zum Empfangen Ihrer E-Mails ausschließlich FlowFact einsetzen, können Sie das E-Mail-Prüfprogramm Ihres Vierenscanners deaktivieren bzw. einen VirenScanner ohne E-Mail-Schutzoptionen verwenden.

Kann ich FlowFact auch als Standard E-Mail-Client verwenden?

Ja natürlich! Und so geht's:

Öffnen Sie dazu den Dialog Internetoptionen entweder über die Systemsteuerung oder Ihren Internetexplorer. Im Internetexplorer klicken Sie dazu auf den Menüeintrag Internetoptionen... im Menü Extras.
Klicken Sie im Dialog Internetoptionen auf die Registerkarte Programme
Wählen Sie aus dem Listenfeld E-Mail den Eintrag FlowFact aus.
Schließen Sie den Dialog durch Klick auf die OK-Schaltfläche. Fertig.

Warum werden Fax-Nachrichten von David nicht in das Archiv übertragen?

Das Problem liegt nicht an FlowFact (es unterstützt selbstverständlich auch Multipage TIFF), sondern an einer Einstellung in David. Sie müssen David veranlassen, dass die Fax-Dateien im ursprünglichen TIF-Format an FlowFact übergeben und nicht vorher in das vorbelegte GIF-Format konvertiert werden. Da nur TIF-Dateien mehrseitenfähig sind, überträgt FlowFact nur Dateien dieses Formats in das Fenster Archiv. Handelt es sich um eine mehrseitige TIF-Datei, extrahiert FlowFact selbstverständlich die Seiten so, dass Sie diese einzeln im Archiv-Fenster auswählen bzw. durchblättern können.

Und so stellen Sie David ein:

Öffnen Sie Ihren David Admin.
Klicken Sie in der Ordnerliste (bzw. Navigator) auf Mail Access Server, dann auf System und wieder auf System im rechten Fensterbereich.
Übernehmen Sie die Einstellungen im Dialog System, wie hier abgebildet:

Warum liest FlowFact bereits übertragene Fax-Nachrichten erneut aus David ein?

FlowFact liest Fax-Dateien erneut ein, wenn diese in David z.B. nachträglich als ungelesen markiert wurden. Um sicher zu gehen, dass Dateien nicht mehrfach in FlowFact eingelesen werden, sollten Sie in David sog. Alias Listen anlegen und das Löschen eingelesener Einträge veranlassen.

Und so stellen Sie David ein:

Öffnen Sie Ihren David Admin.
Klicken Sie in der Ordnerliste (bzw. Navigator) auf Mail Access Server, und öffnen Sie Ihre Alias Liste:
Achten Sie bei jedem Aliaseintrag (im rechten Fensterbereich) auf die hier abgebildeten Einstellungen (rot eingerahmt):

Im Menü Datei fehlt der Eintrag PalmPilot! Wurde diese Funktion entfernt?

Eine direkte PalmPilot-Unterstützung ist (vorerst) nur noch möglich, so lange die "Desktop"-Software Version 3 zum PalmPilot kompatibel ist.

Die Versions Nummer der "Desktop"-Software hat nichts mit der Palm Versions-Nummer zu tun!

FlowFact 11 beinhaltet nun eine Push-Replikation zu MS Outlook, die es ermöglicht, Adressen, Termine, ToDos's und Notizen auf praktisch alle PDAs (Personal Digital Assistent) und sogar spezielle Handy's zu übertragen. Inbesondere auch auf günstige NoName-Produkte.

Aus technischen Gründen kann MS Outlook express leider nicht unterstützt werden!

Haben Sie bisher mit der "Desktop" Software Version 3 gearbeitet bzw. wollen diese weiterhin einsetzen, können Sie den Menüeintrag PalmPilot wieder aktivieren, indem Sie:

mit der rechten Maustaste innerhalb der Menü- oder Symbolleiste klicken
und im folgenden Popupmenü den Eintrag Anpassen... auswählen,
im folgenden Dialog auf die Registerkarte Befehle klicken,
die Kategorie Fenster in der linken Liste aktivieren,
in der rechten Liste Befehle den Eintrag PalmPilot auswählen,
diesen mit der Maus festhalten und
bei gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle innerhalb des Menüs oder der Symbolleiste ziehen und dann die Maustaste loslassen.