Siehe Menü Extras
In diesem Fenster werden alle Verbindungsdaten für eingehende E-Mails gespeichert, d.h. FlowFact berücksichtigt beim E-Mail-Posteingang alle E-Mail-Adressen, die in diesem Fenster eingetragen bzw. definiert sind. Hier werden also nur die Posteingangsserver verwaltet und nicht Postausgangsserver.
Welche Einstellungen im einzelnen berücksichtigt werden müssen, um FlowFact "e-Mail-fähig" zu machen, erfahren Sie im Onlinehilfeartikel E-Mail-Funktion einrichten.
ACHTUNG!
Es ist nicht auszuschließen, dass E-Mails ausführbare Dateien und
andere Anlagen Viren oder Skripts enthalten, die Ihren Computer beschädigen
bzw. Ihre wertvollen Daten vernichten können.
Schützen Sie deshalb Ihr System mit einem leistungsfähigen Antiviren-Programm!
Da der FlowFact E-Mail-Dienst jeden E-Mail-Anhang zuerst temporär zwischenspeichert,
können die so erzeugten Dateien bereits über die Grundfunktionen des Antivierenprogramms
(ohne aktivierte E-Mail-Schutzfunktion) untersucht und notfalls vor dem
Einfügen in die FlowFact-Datenbank eliminiert bzw. in den Isolationsbereich
übertragen werden. Wenn Sie zum Empfangen Ihrer E-Mails ausschließlich
FlowFact einsetzen, können Sie das E-Mail-Prüfprogramm Ihres Vierenscanners
deaktivieren bzw. einen VirenScanner ohne E-Mail-Schutzoptionen verwenden.
Damit FlowFact Ihre E-Mail-Nachrichten
senden bzw. empfangen kann, sind einige Einstellungen im Vorhinein notwendig,
die mit Hilfe des Grundeinrichtungs-
bzw. Benutzereinrichtungs-Assistenten eingegeben und konfiguriert
werden.
Server
Tragen Sie hier die Adresse Ihres Posteingangs-Servers (POP3) ein. Hier finden Sie einige Beispiele...
Vergessen Sie bitte nicht, auch gleich
die Adresse Ihres Postausgangs-Servers
(SMTP)
im Feld Server (Fenster Extras/Grundeinstellungen einzutragen. Beispiele
finden Sie dort.
Login
Hier geben Sie den Mailboxnamen zur jeweiligen E-Mail-Adresse ein, z.B. xy123456-1200.
Aktiv
Anhand dieser Einstellung können Sie Konten deaktivieren, ohne die damit verbundenen Daten löschen zu müssen. Sie können das Konto jederzeit wieder aktivieren (sichtbares Häkchen).
Kennwort festlegen...
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um anschließend das Kennwort für dieses Konto einzugeben. Das Kennwort ist nur während dieser Eingabe sichtbar, wird also nirgendwo sonst sichtbar. Bei Änderung bzw. erneuter Eingabe des Kennworts, brauchen Sie einfach nur wieder auf diese Schaltfläche zu klicken und die Eingabe wiederholen.
IMAP-Ordner
IMAP (Internet Message Access Protocol), ist ein Email-Service, der anders als z.B. bei POP3 eine zentrale Verwaltung der E-Mails von verschiedenen Rechnern aus ermöglicht und so den Bedürfnissen mobiler Benutzer entgegen kommt. Vorteile durch die Nutzung von IMAP hat somit nur derjenige, der seine E-Mails an verschiedenen Orten bearbeitet, beispielsweise im Büro und zu Hause. Ihre E-Mails bleiben auf dem Server erhalten und können von einem anderen Ort aus wieder abgerufen und bearbeitet werden. Anwender, die nur auf einem PC stationär arbeiten, können von IMAP nicht profitieren. Die meisten Provider bieten neben dem POP3-Standard auch IMAP an.
Haben Sie auf dem Server Ihres E-Mail-Providers IMAP-Ordner/Postfächer angelegt, so können Sie diese über die Schalftfläche [...] für das jeweilige Konto abrufen. Die Namen der IMAP-Ordner/Postfächer werden anschließend im IMAP-Ordner Listenfeld angezeigt. Im Anschluss daran müssen Sie hier den Ordner auswählen, aus dem FlowFact künftig Ihre E-Mail-Eingänge einlesen soll.
FlowFact ließt wie beim POP3-Protokoll die E-Mail-Nachrichten komplett ein, allerdings ohne diese auf dem Server zu löschen. Das bedeutet, dass beispielsweise über die Büro-Zentrale abgerufene IMAP E-Mails abermals von Ihrem Notebook-FlowFact aus abgerufen werden. Die Duplizierung bereits in FlowFact vorhandener E-Mails durch erneutes Einlesen am gleichen FlowFact-System wird selbstverständlich unterbunden, d.h. dass FlowFact bereits abgerufene E-Mails automatisch erkennt.
Ausgehende E-Mails:
FlowFact bietet Ihnen die Möglichkeit ausgehende E-Mails automatisch auch
in einem benutzerspezifischen IMAP-Ordner zu speichern. Das kann zum Beispiel
auch ein Exchange-Server oder ein GMX-Account sein. Dazu müssen Sie in
der FlowFact.INI einen entsprechenden
Eintrag vornehmen:
[Mail]
IMAP_SENT_FOLDER=FlowFactAusgang
Der Name des Ordners (gem. obigen Beispiel "FlowFactAusgang") kann selbstverständlich frei von Ihnen gewählt werden. Wichtig ist, dass dieser auf dem Server Ihres IMAP-Providers existiert. Wenn ein User jetzt eine Mail versendet, prüft FlowFact, ob es ein Konto gibt, dessen Default-Benutzer mit dem Senden Benutzer übereinstimmt und gleichzeitig ein aktives IMAP-Konto ist. In diesem Fall verwendet FlowFact den dort eingetragenen IMAP-Server und kopiert die gesendeten E-Mails in den Ordner der im INI-Eintrag angegeben wurde. Dieser Ordnername ist für alle User gleich. Dabei werden sogar die Original-Header-Informationen kopiert.
Notizen
Raum für Notizen. Sinnvoll ist z.B. hier die E-Mail-Adresse (z.B. meine.emailadresse@meinprovider.de) einzutragen, sodass Sie über die Liste auf der rechten Seite sofort erkennen, um welches Konto es sich jeweils handelt.
Vorbelegung Aktivitäten
Besitzer
Diese Einstellung ist nicht nur wichtig für das FlowFact-Sicherheitssystem,
sondern auch für die Zuordnung eingehender E-Mails bzw. deren Darstellung
in der Liste 
. Normalerweise wird aus diesem Listenfeld
der Benutzer ausgewählt, der auch Inhaber der E-Mail-Adresse zum angezeigten
Konto ist.
Aktivitätenart
Wählen sie hier die Aktivitätenart aus, die für eingehende E-Mail-Nachrichten im Feld Art der Aktivität automatisch eingestellt werden soll. Bei Verwendung der FlowFact Musterdaten z.B. E allg. E-Mail.
Merkmale und Sicherheit festlegen...
Klicken Sie diese Schaltfläche an, um den Dialog Merkmale
und Sicherheit zu öffnen. Normalerweise wird im linken Bereich
dieses Dialogs das Merkmal des im Feld Besitzer
ausgewählten Benutzers aktiviert (rotes Häkchen). Überprüfen Sie notfalls
die Vorbelegungen im Fenster Extras/Benutzer,
denn nur bei korrekter Einstellung erscheinen die eingehenden E-Mails
außer in der Journal-Liste , sondern auch in der Liste 
Vorlage,
die das Bearbeiten von E-Mails auf einfache Weise möglich macht.
Anzeige Merkmale
Anhand dieses mehrzeiligen Listenfeldes können Sie die unter Merkmale und Sicherheit getroffene Auswahl überprüfen.
Konten-Liste
Diese Liste zeigt nicht nur alle gespeicherten Konten an, sondern dient auch der Auswahl für evtl. Änderungen bzw. Ergänzungen etc.