Ihre Daten sind Ihr Kapital
Sicherung der FlowFact Datenbank per Mausklick
Sicherung aller FlowFact-Daten
Sicherungs- und Wartungsplan erstellen (nur SQL-Server!)
Und so können Sie den Wartungsplan im Nachhinein ändern oder auch löschen...
Manuelle Sicherungskopie der Datenbank erstellen (SQL Server)
Manuelle Sicherungskopie der Datenbank per Query erstellen (z.B. bei MSDE)
Und so sichern Sie Ihre Daten zurück (MSDE)
Automatische Datensicherung (z.B. bei MSDE)
Ihre Daten sind Ihr Kapital...
Deshalb muss die Sicherung Ihrer Daten zu einer der wichtigsten Routinearbeiten zählen!
FlowFact enthält keine Datensicherungsfunktionen! Das ist auch nicht sinnvoll, denn Sie müssen ja nicht nur Ihre FlowFact-Daten sichern, sondern auch die Daten, die mit anderen Programmen verbunden sind (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung, Ihre Word-Vorlagedokumente, Bilder, Grafiken usw.). Aber auch systeminterne Informationen, insbesondere die Registrierungsdaten (Registry) sind wichtig genug, um gesichert zu werden. Sie sehen also: Die Datensicherung ist nicht Aufgabe von FlowFact! Dazu gibt es Spezialprogramme, die diese Aufgabe (auch zeitgesteuert) übernehmen. In Windows ist eine Backup-Software sogar kostenlos enthalten.
Wie Sie die Windows-Backupsoftware installieren bzw. bedienen, wird in der Windows-Hilfe erklärt. Klicken Sie dazu auf den Eintrag Hilfe im Startmenü (Start-Schaltfläche in der Taskleiste anklicken). Klicken Sie im folgenden Dialog die Registerkarte Index an und geben Sie dort das Wort Backup ein.
Außerdem sollten Backup-Programme Bestandteil der Backup-Hardwarekomponenten (z.B. Streamer-Laufwerke) sein. Denken Sie daran, Ihre Daten in regelmäßigen Abständen und in mehreren Generationen auf einwandfreien Datenträgern zu sichern!
Bitte halten Sie sich stets vor Augen, dass Ihre komplette Festplatte oder Teile davon (aus welchen Gründen auch immer) jederzeit (!) irreparabel zerstört werden können. Wie beruhigend ist es dann, wenn Sie jederzeit auf eine Datensicherung zurückgreifen können. Selbst das tägliche Sichern von Daten ist heute kein Problem mehr. Zum Beispiel nimmt das Sichern der seit der letzten Sicherung geänderten Daten oft nur wenige Minuten in Anspruch!
Datensicherung per Streamer ist inzwischen auch beim Home-Anwender üblich. Und um so mehr ist Datensicherung ein muss, wenn Sie auf Ihre Daten beim gewerblichen Einsatz angewiesen sind. Wenn Sie also Ihre Daten nicht oder nur unzureichend sichern, ist es im Ernstfall oft zu spät. Und die "Stunde Null" kommt meistens dann, wenn man nicht mit ihr rechnet. Fatale Folgen, die beim gewerblichen Einsatz sogar existenzbedrohend sein können. Bitte nehmen Sie sich unseren Rat zu Herzen, denn ohne Datensicherung tragen Sie selbst den Schaden und den Spott obendrein! Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen.
Der FlowFact Administrationsassistent stellt Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie auf einfache Weise Ihre FlowFact-Datenbank sichern und wiederherstellen können.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "FlowFact installieren", Seite " FlowFact Administrationsassistent"
Um wirklich alle FlowFact-Daten zu sichern, genügt es nicht, nur die in FlowFact direkt enthaltenen Daten (z.B. Adresse, Aktivitäten etc.) zu sichern. Sichern müssen Sie...
...das gesamte FlowFact Hauptverzeichnis! Das FlowFact-Verzeichnis (z.B. C:\flowfact) enthält u.a. all Ihre wichtigen Word-Textvorlagen. Ihre Datenbank-Daten sind hier jedoch nicht enthalten!
...die eigentlichen FlowFact-Daten in der Datenbank! Ist der MS SQL Server installiert, sollten Sie nicht(!) die Original-Datenbank (z.B. "FlowFact_Data.MDF" im Verzeichnis "MSSQL7/Data") kopieren! Bedenken Sie bitte, dass es in der Regel nicht ausreicht, wenn Sie FlowFact und FlowFact-Alarm vor dem Kopieren geschlossen haben (es sollte auf jeden Fall der SQL-Server Dienst beendet sein!). Eine Rücksicherung per Datenbank-Kopie wird also in der Regel scheitern, da die Kopie einer offenen Datenbank mit Sicherheit defekt und somit unbrauchbar ist. Deshalb raten wir dringend dazu, die Datenbanksicherungen per Dump-Device zu erstellen. Das ist nicht nur viel einfacher und sicher, sondern auch im laufenden Betrieb möglich! Es gibt dazu folgende Möglichkeiten:
(empfohlen, jedoch bei Verwendung der MSDE nicht möglich!) Richten Sie mit Hilfe des Assistenten im Enterprise Manager einen Datensicherungs- und Wartungsplan ein, der u.a. automatische Sicherungsdateien erstellt. Mehr dazu erfahren Sie hier...
(bei Verwendung der MSDE nicht möglich!) Führen Sie im Enterprise Manager eine manuelle Datensicherung durch. Mehr dazu erfahren Sie hier...
Es sind auch Datensicherungen ohne Verwendung des Enterprise Managers möglich. Da er in der MSDE nicht enthalten ist, müssen MSDE-Anwender auf diese Möglichkeiten zurück greifen. Anhand sog. Querys können Sie bestimmte Anweisungen geben. In Verbindung mit einer Batch-Datei und dem Taskplaner können sogar auch bei der MSDE vollautomatische Datenbanksicherungen durchgeführt werden. Zur Anleitung für manuelle Datensicherung... Zur Anleitung für automatische Datensicherung...
Achten Sie bitte darauf, dass Ihre Daten nicht nur oft genug gesichert, sondern auch gewartet werden. Deshalb empfehlen wir Ihnen von Anfang an einen entsprechenden Wartungsplan zu erstellen. Verwenden Sie also nicht den Assistenten "Datenbank sichern" (Bereich "Sicherung), sondern Neuer Wartungsplan (Bereich Wartung) - die einzelnen Schritte sind anschließend genau beschrieben -. Mit diesem Assistenten können Sie eine Reihe von zentralen Wartungstasks einrichten, die notwendig sind, um die Leistungsfähigkeit der Datenbank, die regelmäßige Sicherung der Datenbank zur Absicherung bei Systemausfällen und die Überprüfung auf Inkonsistenzen in der Datenbank sicherzustellen. Der Datenbankwartungsplanungs-Assistent erstellt einen Microsoft® SQL Server™-Auftrag, der diese Wartungstasks, insbesondere die Datensicherung und Datenpflege automatisch in geplanten Intervallen ausführt.
Die Sicherungsdateien werden bei Übernahme der Vorbelegungen im Festplattenverzeichnis \Mssql7\Backup gespeichert (Standard-Dateierweiterung = BAK). Dieses Verzeichnis sollten Sie in Ihre reguläre Datensicherung (z.B. Bandlaufwerk) mit einbeziehen.
Noch sicherer ist es, wenn Sie für die Sicherung der Daten eine andere Festplatte verwenden.
Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen anhand von Abbildungen, wie einfach ein Datenbankwartungsplan definiert werden kann. Die dort vorgeschlagenen Einstellungen eignen sich insbesondere für kleinere FlowFact-Installationen (max. 10 bis 15 Arbeitsplätze). Dabei wird täglich eine sog. Dump-Datei der Datenbank erstellt (zwei Generationen), welche Sie in Ihre Datensicherung mit einbeziehen können. Eine Dump-Datei kann ohne weiteres während des laufenden Betriebs erzeugt werden. Sie stellt eine exakte Abbildung der Originaldatenbank dar.
Starten Sie zunächst den Enterprise Manager in der Programmgruppe Microsoft SQL Server (Start-Menü).
Erweitern Sie eine Servergruppe, dann den Server und wählen Sie die FlowFact Datenbank aus: .
Klicken Sie im Menü Extras auf Datenbank-Wartungsplaner... und klicken Sie im Willkommen-Dialog auf Weiter.
Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Einstellungen, welche bereits sinnvoll vorbelegt sind. Evlt. Fragen beantwortet Ihnen die Onlinehilfe (Schaltfläche Hilfe). Übernehmen Sie nun einfach die Einstellungen, gemäß folgender Abbildungen...
Wenn möglich, sollten die Sicherungsdaten auf einer anderen Festplatte gespeichert werden! Sollte das Verzeichnis noch nicht existieren, erhalten Sie die folgenden Meldung, die Sie bitte mit JA beantworten:
... und bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Anschließend erhalten Sie die folgende Meldung, welche Sie bitte durch Klick auf OK schliessen:
SEHR WICHTG! Damit Ihre Einstellungen künftig automatisch ausgeführt werden, müssen Sie unbedingt den SQL-Serveragent aktivieren. Öffnen Sie dazu den SQL Server Dienst-Manager (Doppelklick auf Symbol im Uhrzeit-Bereich Ihrer Taskleiste), stellen Sie im Listenfeld Dienste den Eintrag SQL Server Agent ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Starten/Weiter:
Beziehen Sie künftig unbedingt die Sicherungs-Dateien bzw. deren Ordner in Ihrer Datensicherungs-Software mit ein. Haben Sie die obigen Beispiel-Eingaben übernommen, finden Sie die Sicherungsdateien im Ordner D:\FlowFact_Backup. Die Namen der Sicherungsdateien werden automatisch erzeugt, wie z.B. flowfact_db_199912202000.BAK, wobei 199912202000 der Timestamp ist.
Erweitern Sie eine Servergruppe, dann den Server und wählen Sie unter Verwaltung den Eintrag Datenbankwartungspläne aus: .
Klicken Sie im rechten Bereich des Enterprise Managers Ihren Wartungsplan mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im darauf folgenden Einblendmenü den Eintrag Eigenschaften aus_ Im darauf folgenden Dialog, stehen Ihnen alle notwendigen Registerkarten zur Verfügung, um dort evtl. Änderungen vorzunehmen.
Klicken Sie im Menü Extras auf Datenbank sichern... und überprüfen Sie im folgenden Dialog, ob die richtige Datenbank ausgewählt ist. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen...
Tragen Sie im folgenden Dialog den Pfad und Namen der Sicherungsdatei ein: Bestätigen Sie durch Klick auf OK.
Öffnen Sie im Ausgangsdialog die Registerkarte Optionen. Dort sollten folgende Funktionen ausgewählt sein:
Überprüfen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Auswahl der Datensicherungsdatei... ... und starten Sie die Datensicherung durch Klick auf die OK-Schaltfläche.
Die MSDE verfügt leider nicht über die o.g. Assistenten bzw. Tools. Dennoch ist auch hier eine Datensicherung im laufenden Betrieb möglich.
Mittels des osql-Dienstprogramms können SQL-Befehle wie hier z.B. die Sicherung der Datenbank über die DOS-Eingabeaufforderung bzw. per "Ausführen"-Dialog gestartet werden. Im Prinzip ist OSQL ein Query Analyzer ohne Benutzeroberfläche.
Gemäss folgender Anweisungen wird eine BAK-Datei mit allen Datenbankinformationen erzeugt:
Klicken Sie auf Ihre Start-Schaltfläche und dann auf den Eintrag Ausführen...
Tragen Sie nun in der Eingabezeile Öffnen den Kopierbefehl ein. Bei einer Standardinstallation von FlowFact auf einem Einzelplatz lautet der Befehl z.B.: CMD /K osql -U sa -P -Q "BACKUP DATABASE flowfact TO DISK = 'c:\flowfact.bak'" Achten Sie darauf, dass Sie u.U. die unter "-Q" angegebene Befehlszeilenabfrage entsprechend Ihrer Einrichtung anpassen müssen! Ersetzen Sie bitte xxx durch den Datenbanknamen (in der Regel "FlowFact") und yyy durch den Pfad und Dateinamen der Kopie (z.B. c:\flowfact.bak). Achten Sie auf die Anführungsstriche (' und ")! Der Befehl setzt sich wie folgt zusammen: CMD /K = Verhindert das automatische Schließen des DOS-Fensters, sodass evlt. Meldungen sichtbar bleiben. osql = Startet das osql-Dienstprogramm -U = LOGINNAME - in der Regel "sa" -P = PASSWORD - in der Regel leer -Q = BACKUP DATABASE xxx TO DISK = 'yyy' Wenn Sie den Namen Ihrer Datenbank überprüfen wollen, so öffnen Sie Ihre SQL.INI im FlowFact-Verzeichnis sql (weitere Infos dazu finden Sie im Knowledge Base Artikel Nr. 97438).
Nachdem Sie den kompletten Befehl mit dem richtigen Datenbank- und dem gewünschten Kopie-Dateinamen eingetragen haben, starten Sie die Funktion durch Klick auf die Schaltfläche OK. Die Kopie wird angefertigt. Der Vorgang kann je nach Datenmenge einige Sekunden/Minuten in Anspruch nehmen.
Klicken Sie auf Ihre "Start"-Schaltfläche und dann auf den Eintrag "Ausführen...".
Tragen Sie in der Eingabezeile "Öffnen" den folgenden Befehl ein (bitte verwenden Sie an Stelle "c:\flowfact.bak" IHRE Laufwerk-, Pfad- und Datei-Bezeichnung!): CMD /K osql -U sa -P -Q "RESTORE DATABASE flowfact FROM DISK = 'c:\flowfact.bak'"
Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie auch bei Nutzung einer MSDE Ihre Datensicherung automatisieren können.
Achten Sie bitte darauf, dass es sich hierbei nur um die Daten handelt, die direkt in FlowFact eingegeben wurden, d.h. externe Daten wie Ihre Word-Vorlagen sind darin NICHT(!) enthalten.
Bei der Umsetzung dieser Anleitung setzen wir entsprechende Vorkenntnisse in Windows und DOS voraus! Haftungsansprüche gegen uns oder den Autor, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, müssen wir grundsätzlich ausschliessen!
Erstellen Sie eine sog. Batch-Datei. Starten Sie dazu Ihren Textdatei-Editor (TXT-Format) und kopieren Sie den Inhalt des nachstehend angegebenen Beispiels in das leere Editor-Fenster. Ändern Sie die Beispielvorgabe, wenn Sie ein anderes Laufwerk bzw. andere Dateinamen verwenden wollen. Hier ein Beispiel zum Kopieren: del "C:\flowfact.dmp" osql -Usa -P -Q "BACKUP DATABASE flowfact TO DISK = 'C:\flowfact.dmp'"
Speichern Sie Ihre Datei z.B. unter dem Namen FF_Sicherung.bat ab (wichtig ist die Endung bat).
Starten Sie in der Systemsteuerung das Programm Geplante Tasks und ziehen Sie Ihre FF_Sicherung.bat in die dortige Liste.
Doppelklicken Sie auf den neuen Listeneintrag FF_Sicherung.bat, um die Eigenschaften zu ändern (z.B. in der Registerkarte Zeitplan unter Task ausführen die Einstellung Im Leerlauf - 40 Minuten). Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Ihr Programm FF_Sicherung.bat nur dann ausgeführt wird, wenn in der Registerkarte Task unter Ausführen als das Kennwort (normalerweise das Kennwort, welches Sie bei der Windows-Anmeldung verwenden) eingegeben wurde. Verwenden Sie kein Kennwort, klicken Sie bitte dennoch auf die Schaltfläche Kennwort festlegen... und bestätigen Sie den folgenden Dialog mit den leeren Feldern durch Klick auf OK.
Vergewissern Sie sich unbedingt, ob Ihre Datensicherung funktioniert. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Listeneintrag FF_Sicherung.bat der geplanten Tasks und wenden Sie im Einblendmenü die Funktion Ausführen an. Die Spalte Status sollte anschließend leer sein, bzw. keine Fehlermeldung beinhalten.
Ist alles in Ordnung, können Sie Geplante Tasks schließen (z.B. im Menü Datei, Eintrag Schließen).