Objekt- /Interessenten-Selektion

In den Anleitungen dieses Kapitels machen wir Sie mit den verschiedenen Selektionsmöglichkeiten von FlowFact vertraut, die alle in einem einzigen Fenster zur Verfügung stehen.

Sie haben die Wahl zwischen:

• Interessenten für ein Objekt selektieren

• Objekte für Interessent selektieren

• Generalabgleich

• Manuelle Selektion

• Offerten drucken

Interessenten für Objekt selektieren

In diesem Lehrgang gehen wir davon aus, dass sich die Suche nach Interessenten auf ein bereits bestehendes Objekt bezieht. Das vorhandene Objekt muss also zuerst gesucht werden. In diesem Kurs werden wir auf bereits vorhandene Musterdaten zurückgreifen (die Installation der Musterdaten bestimmen Sie im Rahmen des FlowFact-Setups).

1. Unser Musterobjekt suchen wir am besten über die Adresse des Anbieters. Klicken Sie also auf Adressen.

2. Klicken Sie jetzt bitte auf die Symbolschaltfläche mit dem Fernglas . Es öffnet sich anschließend der Dialog Suchen (auch über die Taste [F9] aufrufbar). Geben Sie den Suchbegriff vogd ein
   
   
   
   und bestätigen Sie anschließend mit Ihrer [Return]-Taste oder klicken Sie auf OK.

3. Jetzt muss die Adresse Traumbau GmbH, Bornheim sichtbar sein. Wie Sie sehen, sind mit dieser Adresse Objektdaten verbunden (sichtbar am farbigen Ordnersymbol im Register Objekte). Bitte klicken Sie jetzt auf diesen Register-Karte, um das Fenster Objekte mit den darin enthaltenen Daten zu öffnen.

4. Das Fenster Objekte ist geöffnet. Die erste Zeile der Objektliste im unteren Fensterbereich sollte markiert sein (Objekt 1004). Ist dies nicht der Fall, so klicken in eine Zelle dieser Zeile (z.B. Kennung) hinein.
   
   

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Selektion, um die automatische Selektion vorzubereiten. Das Fenster Selektion wird geöffnet und der Link zum Objekt im Verzweigungsfeld Für Objekt dargestellt:
   
   

6. Starten Sie nun die eigentliche Selektion durch Klick auf das Symbol Fernglas-Symbol:
   
   
   
   Beobachten Sie die Hinweise in der Statusleiste:
   
   

7. Das Suchergebnis wird in der Selektionsliste angezeigt, z.B.:
   
   
   
   Bei leerer Zelle Dokument wurde das Objekt bereits angeboten (zu erkennen an der Spalte Aktivitäten). Selbstverständlich können Sie den leeren Eintrag im Listenfeld Dokument entweder auf Kurzexposé oder Langexposé einstellen, um erneut das Objekt anzubieten.

8. Von der Liste aus, können Sie direkt in verschiedene Fenster mit den jeweils korrespondierenden Daten wechseln. Doppelklicken Sie dazu auf die jeweilige Zelle innerhalb der entsprechenden Zeile.
   
   Wenn Sie von einem Fenster aus, das Selektionsfenster wieder in den Vordergrund bringen wollen (ohne dass es verändert wird), so klicken Sie auf das Symbol Selektion.
   
   
   Über einen Doppelklick in die Spalte Dokument erreichen Sie direkt die Adresse des Interessenten (Fenster Adressen).
   
   
   Die Spalte Interessent öffnet die Anfrage bzw. Interessentendaten (Fenster Anfragen) des Interessenten.
   
   
   Doppelklick auf eine der beiden Spalten Eignung öffnet die Registerkarte Analyse. Hier können Sie Zeile für Zeile nachvollziehen, wie FlowFact zum angegebenen Ergebnis gekommen ist. Hier ein Beispiel:
   
   
   
   
   
   
   
   Ein Mausklick auf die Überschrift der Spalten sortiert die Liste entsprechend um. Dieses Verhalten kennen Sie bereits von Ihrem Datei-Explorer. Die Sortierung der Bewertungszahlen...
   
   
   
   ... stellt z.B. die besten Selektions-Ergebnisse ganz nach oben.
   
   
   
   Die Objekt-Spalte öffnet das angegebene Objekt (Fenster Objekte).
   
   
   Die Spalte Intern öffnet in Word das Exposé des angezeigten Objekts.
   
   
   Die Spalte Aktivitäten öffnet die angezeigte Aktivität im Fenster Aktivitäten.

9. Selbstverständlich könnten Sie jetzt noch den Druck der Offerten zum selektierten Objekt starten. Dies funktioniert genauso, wie es unter Offerten drucken auf dieser Seite bereits beschrieben wurde.

Objekte für Interessent selektieren

In diesem Lehrgang zeigen wir Ihnen, wie Sie für einen Interessenten passende Objekte über die automatische Selektion finden. Wir greifen dabei auf bereits enthaltene Musterdaten zurück.

1. Öffnen Sie das Fenster Adressen.

2. Suchen Sie die Musteradresse Fogt.

3. Jetzt stehen Ihnen zwei Selektions-Möglichkeiten zur Verfügung:
   
   Alle Anfragen selektieren:
   Klicken Sie von der Adresse aus auf die Registerkarte Selektion, so werden alle verknüpften Anfragen selektiert. Sie können pro Adresse beliebig viele Anfragen verknüpfen. Das macht z.B. Sinn, wenn der Interessent zwei unterschiedliche Objekte sucht (z.B. Einfamilienhaus zu mieten oder Wohnung zu kaufen).
   
   Ist das Symbol grau (), müssen Sie zuerst noch die Interessentendaten eingeben, siehe Lehrgang Interessent eingeben (Kapitel "Einführung (Lehrgänge)", Abschnitt "Immobilienversion".
   
   Eine Anfrage selektieren:
   Klicken Sie von der Adresse aus auf die Registerkarte Anfragen. Wählen Sie die gewünschte Anfrage in der Liste aus (sofern mehr als eine Anfrage existiert) und klicken Sie von der Anfrage aus auf die Registerkarte Selektion.

4. Sie befinden sich nun im Fenster Selektion. Anhand der Verknüpfungsfelder erkennen Sie, welche Selektion durchgeführt wird:
   
   Entweder alle Anfragen:
   
   
   
   In der Dialogzeile wird die Art der Selektion bestätigt:
   
   
   
   
   Oder für eine Anfrage
   
   
   
   In der Dialogzeile wird die Art der Selektion bestätigt:
   
   

5. Sie sollten sich jetzt in der fertig ausgefüllten Anfrage des jeweiligen Interessenten befinden (Fenster Anfragen). Bitte kontrollieren Sie, ob im Verknüpfungsfeld die richtige Adresse angezeigt wird, z.B.:
   

6. Starten Sie die Selektion durch Klick auf das Suchen-Symbol:
   
   

7. Das Selektionsergebnis wird in der Selektionsliste angezeigt, z.B.:
   
   

8. Nun können Sie, wie unter Offerten drucken auf dieser Seite beschrieben, die Offerte erstellen.

Generalabgleich

Beim Generalabgleich vergleicht FlowFact alle neuen bzw. geänderten Objekte mit neuen bzw. geänderten Anfragen. Das Ergebnis wird in der Selektionsliste angezeigt.

1. Damit FlowFact den Generalabgleich erkennt, darf das Fenster Selektion weder über einen Adressen-, Anfragen-, noch Objekt-Link verfügen. Dies ist immer der Fall, wenn Sie das Fenster Selektion nicht über die Registerkarte, sondern direkt über das Symbol Selektion öffnen und zuvor keine Verklinkung stattgefunden hat.

2. Bereits bestehende Links können Sie im Nachhinein durch Rechtsklick auf das Verzweigungsfeld und Ausführung des Befehls Verknüpfung lösen entfernen:
   
   
    

3. Sie können das Fenster Selektion auch schließen...
   
   
   
   ... und über das Symbol Selektion neu öffnen.

4. Starten Sie den Generalabgleich bei unverlinktem Selektionsfenster durch Klick auf das Suchen-Symbol:
   
   
   
   Unverlinkte Verzweigungsfelder sind mit der grauen Bezeichnung verknüpfen erkennbar.
   
   
   In der Dialogzeile wird die Art der Selektion bestätigt:
   
   

Manuell selektieren

Damit Sie sich auf den Ablauf und die damit verbundenen Funktionen konzentrieren können, greifen wir auch in diesem Lehrgang auf unsere Musterdaten zurück. Im Rahmen der manuellen Selektion haben Sie die Möglichkeit, den Offertendruck zu einem späteren Zeitpunkt zu starten. Ferner ist es möglich, eine Anfrage zum Interessenten automatisch von FlowFact erstellen zu lassen. Diese beiden Zusatzfunktionen finden Sie im Anschluss an diesen Lehrgang.

1. Um die manuelle Selektion durchführen zu können, muss eine Interessenten-Adresse mit dem Selektionsfenster verknüpft sein. Öffnen Sie deshalb zuerst das Adressen-Fenster durch Klick auf Adressen.

2. Suchen Sie nun die Adresse Ingrid Fogt (Klick auf Standardsuche, Name fogt eintragen, mit OK bestätigen).
   
   
   Es spielt keine Rolle, ob diese Adresse mit einer Anfrage verknüpft ist oder nicht!

3. Verzweigen Sie jetzt von der Adresse aus in das Selektionsfenster durch Klick auf die Registerkarte
   bzw. (bei vorhandener Anfrage)

4. Klicken Sie im Selektionsfenster auf die Registerkarte
   

5. Tragen Sie bitte im Feld Suchbegriff das gewünschte Objekt ein. Sie können dabei die gleichen Suchbegriffe verwenden, die Ihnen bei der Schnellsuche im Objekte-Fenster zur Verfügung stehen: Bezeichnung intern, Kennung, Kennung Kollege, Straße.
   
   In unserem Beispiel wollen wir zwei Objekte gleichzeitig anbeiten. Tragen Sie dazu die Objekt-Nummern, getrennt durch Komma ein (1): 1001,1005,1007 (evtl. Leerzeichen vor und nach den Suchbegriffen werden von FlowFact ausgefiltert).
   
   Drücken Sie zur Bestätigung die [Return]-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche Objekte einfügen:
   
   
   
   Die gefundenen Objekte werden in die darunterliegende Liste eingetragen (2).

6. Sollen weitere Objekte angeboten werden, so suchen Sie diese erneut bzw. gehen Sie genauso vor, wie oben soeben beschrieben. Die Liste wird anschließend ergänzt, ohne dass vorherige Einträge gelöscht werden.
   
   Selbstverständlich können Sie Einträge durch Anklicken und anschließendes Drücken der [Enft.]-Taste wieder aus der Liste entfernen.

7. Wie bei der automatischen Selektion, wird das Drucken der Offerte von der Registerkarte Selektion/Offerten aus gestartet. Klicken Sie also auf diese Registerkarte:
   
   
   
   Ihre manuell erzeugte Objektliste wird in die Registerkarte Selektion/Offerten übernommen. Die Liste in der Registerkarte Manuelle Selektion wurde geleert.

8. Nun können Sie, wie unter Offerten drucken auf dieser Seite beschrieben, die Offerte erstellen.

Offertendruck zu einem späteren Zeitpunkt zu starten

Das Drucken der Offerte kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen bzw. von einem anderen Mitarbeiter Übernommen werden. Um Ihnen die weitere Vorgehensweise zu zeigen, müssen wir wieder zurück zur Registerkarte Manuelle Selektion.

1. Erzeugen Sie wieder die Liste der manuell gesuchten Objekte, wie oben beschrieben:
   
   
   
   
   Tipp:
   Ihre Suchbegriffe bleiben gespeichert, so lange das Fenster Selektion nicht explizit geschlossen wird (z.B. Funktion Ansicht/Schliessen). Wenn Sie auf die Pfreil-Schaltfläche am rechten Rand des Suchbegriff-Eingabefeldes klicken, können Sie Ihre Suchbegriffe auswählen, z.B.:
   
   

2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Als späteren Selektionsauftrag speichern:
   
   

3. FlowFact leert jetzt die Objekt-Liste, legt automatisch eine neue Anfrage für den Interessenten an und überträgt die Kennungen der manuell zugewiesenen Objekte in das Feld Manuelle Selektion.
   
   Hier ein Beispiel einer solchen Anfrage:
   
   
   
   Diese Aktivität hat nur den einzigen Zweck: Sie sorgt dafür, dass beim nächsten Generalabgleich, die manuell zugewiesenen Objekte in der Selektions-Liste erscheinen und dem Interessenten im Rahmen der Offertenerstellung (Langexposés) angeboten und als Nachweis-Aktivität verbucht werden. Danach wird die Anfrage automatisch gelöscht.

Automatisches Erzeugen einer Anfrage

Im Rahmen der manuellen Selektion haben Sie die Möglichkeit, Interessenten-Anfragen automatisch erzeugen zu lassen. Dies funktioniert nur dann, wenn mindestens ein manuell zugewiesenes Objekt über eine Musteranfrage verfügt, da diese als Vorlage verwendet wird. Dabei wird die mit dem Objekt verknüpfte Musteranfrage kopiert und die Kopie als Anfrage automatisch mit der Adresse des Interessenten verknüpft.

Wie Sie Musteranfragen erzeugen, erfahren Sie weiter unten.

1. Da auch bei der automatischen Erzeugung von Anfragen eine manuelle Selektion vorausgegangen sein muss, aktivieren Sie bitte wieder Registerkarte Manuelle Selektion. Achten Sie wieder darauf, dass die Adresse des Interessenten verknüpft ist.

2. Führen Sie eine manuelle Selektion, wie oben beschrieben, durch, sodass die Objektliste wieder gefüllt wird. Das Objekt 1005 verfügt über eine Musteranfrage:
   
   

3. Aktivieren Sie nun diese Funktion:
   
   
   
   Diese Funktion sorgt dafür, dass die in der Musteranfrage des Objekts 1005 gespeicherten Daten verwendet werden, um daraus eine Anfrage für den Interessenten zu erzeugen.

4. Bitte beachten Sie, dass die Anfrage erst dann erzeugt wird, wenn Sie die Funktion  Als späteren Selektionsauftrag speichern ausführen:
   
   

5. FlowFact erzeugt nun pro Musteranfrage eine Interessenten-Anfrage. Da in unserem Beispiel nur ein Objekt mit Musteranfrage existiert, wird auch nur eine aktive Anfrage mit Suchdaten erzeugt. Die beiden Objekte ohne Musteranfrage werden so behandelt, wie unter "Offertendruck zu einem späteren Zeitpunkt zu starten" beschrieben.
   
   So sieht unsere automatisch erzeugte Anfrage aus, deren Kriterien von der Objekt-Musteranfrage übernommen wurden:
   
   
   
   Im Rahmen der nächsten Selektion (Generalabgleich) wird das manuell zugewiesene Objekt 1005 in der Selektionsliste für den Interessenten erscheinen. Ausserdem werden die Anfrage-Daten mit den Objekt-Daten verglichen, um evtl. weitere Objekte zu selektieren. Die Objekt-Nummer des manuell zugewiesenen Objekts wird nach der Offertenerstellung aus dem Feld Manuelle Selektion gelöscht. Die Anfrage jedoch bleibt selbstverständlich erhalten. Sie sorgt dafür, dass der Interessent auch künftig Objekt-Angebote erhält, wenn die Objektdaten zu den Anfrage-Daten passen.

Musteranfrage

Wie oben bereits erwähnt, wird eine Musteranfrage mit dem Objekt verknüpft. Das mag auf den ersten Blick verwirrend sein, ist jedoch vollkommen logisch, wie das folgende Praxisbeispiel zeigt:

Nehmen wir einmal an, Sie haben Ihr Objekt XYZ inseriert (Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage). Ein höchst interessantes Objekt, wie sich aufgrund der unzähligen Anrufe herausstellt. Jeder, der sich aufgrund dieses Inserates meldet, sucht ein Einfamilienhaus mit 600 m2 Grundstück und 120 m2 Wohnfläche in prima Lage. Sie haben es also mit einer größeren Zahl von Interessenten zu tun, die alle das gleiche suchen: Einfamilienhaus mit 600 m2 Grundstück und 120 m2 Wohnfläche in prima Lage.

Das stellt sich doch zwangsläufig die Frage: Warum für jeden Interessenten jedes Mal die gleiche Anfrage (Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage) eintippen?

Man könnte doch eine Vorlage verwenden und jeweils kopieren!
Sogar die Vorlage ist schon vorhanden, denn immerhin sind die Suchkriterien ja schon in den Objektdaten enthalten: Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage.

Also liegt es doch nahe, die bereits im Objekt gespeicherten Kriterien als Vorlage zu verwenden. Und genau dieses Beispiel aus der Praxis setzt FlowFact um:

1. Die wichtigsten Objektkriterien als Vorlage für die Suchkriterien verwenden (siehe folgende Anleitung).

2. Die Vorlage mit den Suchkriterien für jeden Interessenten kopieren (mehr dazu weiter oben im Abschnitt "Automatisches Erzeugen einer Anfrage").

So erzeugen Sie eine Musteranfrage:

1. Öffnen Sie das Objekt, welches Sie mit einer Musteranfrage verknüpfen wollen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte ...2

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verknüpfungsfeld verknüpfen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Musteranfragen:
   
   

4. Beantworten Sie die Folgende Frage mit JA:
   
   

5. Eine neue Anfrage wird angezeigt, in die FlowFact die für Musteranfragen vorgesehenen Objektkriterien bereits eingefügt hat.
   
   Bitte prüfen Sie die Daten und ändern Sie diese Ihren Vorstellungen entsprechend. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang: Je mehr Kriterien, desto weniger Treffer! Aus diesem Grund werden Sie eher Feldarten entfernen bzw. mittel "von/bis"-Eingaben allgemeiner halten.
   
   Um Feldarten zu löschen, wählen Sie diese zuerst aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste erneut, um ihm darauf folgenden Kontext-Menü den Löschen-Befehl zu aktivieren, siehe folgendes Beispiel:
   
   
   
   
   Hinweis:
   Welche Merkmale für die Übernahme in Musteranfragen vorgesehen sind, wird im Fenster Extras/Feldarten definiert:
   
   

6. Selbstverständlich können Sie jederzeit eine Musteranfragen ändern. Öffnen Sie das jeweilige Objekt und klicken Sie auf den Musteranfragen-Link, um in der darauf angezeigten Anfrage die Änderungen vorzunehmen.
   
   

Offerten drucken

Das folgende Beispiel zeigt, wie einfach Sie mit FlowFact Offerten erstellen können. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie nur für einen Interessenten ein Angebot erstellen oder nach einer Objektselektion 10, 100, 1000 (oder mehr) Interessenten mit Angeboten versorgen wollen. Der Ablauf ist immer gleich, von welcher Selektionsart aus Sie die Offerte(n) erstellen.

Wichtig ist, dass Sie sich auf der Registerkarte Selektion/Offerten (1) befinden und die Selektionsliste Einträge enthält (2).

Offerten bestehen aus einem Anschreiben und einem bzw. mehreren Exposés, je nach Selektions-Bewertung (3). Objekte mit niedrigeren Bewertungszahlen werden im Anschreiben in Listenform als sog. Kurzexposé (4) noch mit aufgeführt.

1. Um das Selektionsergebnis schriftlich aufzubereiten (Angebote für Interessent/Interessenten), klicken Sie bitte auf das Word Symbol (1). Wählen Sie im darauf folgenden Auswahl-Dialog die gewünschte Vorlage aus (2):
   
   
   
   Unsere Mustervorlagen verfügen bereits über voreingestellte Vorbelegungen (Schalfläche Vorbelegungen >>), die dafür sorgen dass die Option Offerten erstellen (3), die Funktion Aktivitäten automatisch buchen (4), die Aktivitätenart (5) und die Art der Ausgabe (6)vorbelegt sind.
   
   Normalerweise würde das Drücken Ihrer Taste [Return] genügen. Zumindest in der Einarbeitungszeit sollten Sie sich das Ergebnis zuvor in Word ansehen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Übernehmen.
   
   
   
   Die Funktion Aktivitäten automatisch buchen sollte unbedingt vorbelegt sein, da FlowFact nur dann die Nachweise zu Ihren Angeboten automatisch verbucht.
   
   
   Achten Sie auf die richtige Druckereinstellung im Feld Standard-Drucker (unten rechts). Notfalls stellen Sie hier Ihren Drucker ein. Diese Einstellung wird automatisch gespeichert.

2. Nach dem Offertendruck erscheint das Fenster Aktivitäten. FlowFact hat dort bereits alle notwendigen Daten eingegeben bzw. Einstellungen vorgenommen, die für die Verbuchung der Nachweise notwendig sind.
   
   
   
   Die Nachweiseverbuchung wird erst durch Ihr OK durchgeführt. FlowFact wartet an dieser Stelle, um Ihnen Gelegenheit, die angezeigte Aktivität (sie dient FlowFact als Vorlage für die automatische Nachweisverbuchung) zu ändern, z.B. anderer Vorlage-Termin, Hinweise im Notizfeld, Betreff etc. Brechen Sie hier also bitte nicht ab!

3. Wenn die angezeigte Vorlage stimmt, starten Sie nun die automatische Nachweisverbuchung durch Klick auf das OK-Symbol. Alles weitere übernimmt FlowFact für Sie. Selbstverständlich legt bei der Nachweisverbuchung pro Objekt jeweils eine Aktivität an. Auch die Objekt- und Interessenten-Verknüpfungen werden selbstverständlich erzeugt (in der Nachweisvorlage sind diese noch grau dargestellt).
   
   Sobald die Verbuchung gestartet ist, zeigt FlowFact in der Statusleiste den Verlauf der Verbuchungen an. Da diese Nachweis-Aktivitäten sowohl mit dem Objekt, als auch mit der Interessentenadresse verknüpft sind, haben Sie stets den optimalen Überblick:
   
   Beim Interessent erscheinen alle ihm angebotenen Objekte.
   Beim Objekt erscheinen alle Interessenten, die zu diesem Objekt eine Offerte erhalten haben.

4. Die automatische Nachweisverbuchung können Sie selbstverständlich sofort z.B. vom Interessenten aus kontrollieren, indem Sie...
   
   zuerst auf das Adressensymbol
   
   und dort auf den Reiter klicken.
   
   Anschließend öffnet sich das Aktivitäten-Fenster mit der Liste aller Objekte zu diesem Interessenten.