Adresse - Ansprechpartner eingeben

Bevor wir mit den eigentlichen Kursen beginnen, wollen wir Ihnen diese Funktion Neuer Ansprechpartner zunächst kurz vorstellen:

Damit auch bei den Ansprechpartnern alle Adreßdaten (Telefon, Fax, Email, Internet, Adresse etc.) zur Verfügung stehen, werden diese im regulären Fenster Adressen eingegeben. Es sind beliebig viele Ansprechpartner speicherbar. Ansprechpartner-Adressen werden mit einer übergeordneten Stamm- bzw. Hauptadresse verknüpft. Die Verknüpfung findet über eine nach aussen hin unsichtbare Nummer statt.

1. Sobald eine Adresse angezeigt wird, die mindestens mit einer weiteren Adresse (Ansprechpartner) verknüpft ist, wird das Listenaktualisierungs-Symbol farbig dargestellt, ansonsten grau :
   

2. Sobald Sie auf diese Schaltfläche () klicken, erscheinen in der Ansprechpartnerliste alle zur angezeigten Adresse verknüpften Ansprechpartner (bei aktiver Einstellung Hierarchieliste aktualisieren im Menü Ansicht erfolgt die Listenaktualisierung automatisch).
   
   Wie Sie sehen ist dank der Listen-Baumstruktur die übergeordnete (Hauptadresse) leicht von den untergeordneten Adressen (Ansprechpartner) zu unterscheiden.
   
   
   Bitte achten Sie darauf, dass FlowFact bei der Anlage des ersten neuen Ansprechpartners zunächst eine übergeordnete Hauptadresse erzeugt, sofern diese noch nicht existiert. Mehr dazu erfahren wir im nächsten Schritt...

3. FlowFact prüft zunächst, ob die Ausgangsadresse bereits Bestandteil einer Ansprechpartner-Verknüpfung ist. Wenn ja wird ferner geprüft, ob es sich bei der übergeordneten Adresse bereits um eine Stamm-Adresse handelt. Ist dies der Fall, wird lediglich eine neue Adresse zur Eingabe des Ansprechpartners erzeugt.
   
   Existiert hingegen noch keine Stamm-Adresse, verwendet FlowFact die Ausgangsadresse als Stamm-Adresse und erzeugt davon eine Kopie, die der Eingabe der Ansprechpartner-Daten dient. Weitere Informationen mit Abbildung dazu hier...
   
   Ist die Stamm-Adresse noch nicht Bestandteil einer Ansprechpartner-Verknüpfung und ist das Feld Name bereits ausgefüllt (es handelt sich somit bereits um eine Ansprechpartner-Adresse), kopiert FlowFact die Ausgangsadresse gleich zwei Mal(!):
   
   1. Kopie für Stamm-Adresse
   2. Kopie zur Eingabe des neuen Ansprechpartners.
   
   Weitere Informationen mit Abbildung dazu hier...

4. Und so fügen Sie einen neuen Ansprechpartner ein:
   Klicken Sie mit der rechten () Maustaste auf das Verknüpfungsfeld oberhalb der Ansprechpartnerliste, rechts neben der Bezeichnung Übergeordnet, um das Verknüpfungs-Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie dort auf diesen Eintrag:
   
   
   
   
   Handelt es sich bei der Ausgangs-Adresse um eine Stamm-Adresse (Verknüpfungen bereits vorhanden) oder um die erste Adresse (noch keine Verknüpfungen vorhanden), so trägt das Verknüpfungsfeld die Bezeichnung verknüpfen in grauer Schrift:
   
   
   Ist die Ausgangs-Adresse bereits Teil einer untergeordneten Verknüpfung (keine Stamm-Adresse), sieht das Verknüpfungsfeld so aus:
   

5. Bitte füllen Sie nun das Feld Name der angezeigten Adresse aus und führen Sie evtl. weitere Änderungen durch (z.B. Telefon-Durchwahl, E-Mail-Adresse etc.). Achten Sie auch darauf, dass die Briefanrede neu erzeugt wird (notfalls erneut im Listenfeld Anrede die jeweilige Anredeform auswählen).

6. Speichern Sie Ihre Eingaben ab ().
   
   
   War die Ansprechpartnerliste vor Ausführung der Funktion Neuer Ansprechpartner aktualisiert (Adresseneinträge sichtbar), so wird diese geleert. Nach dem Speichern wird die Ansprechpartner-Liste aktualisiert und der neue Adresseneintrag markiert.

Abschließend wollen wir Ihnen noch einige Funktionen vorstellen, die sich auf die Auswahl von Ansprechpartnern beziehen...

1. Stamm-Adresse anzeigen: Klicken Sie auf den Namen der übergeordneten Adresse. Er steht über der Ansprechpartnerliste hinter der Bezeichnung Übergeordnet:
   
   
   
   Bei der Stamm-Adresse werden nun alle verknüpften Ansprechpartner in der Liste unterhalb des Verknüpfungsfeldes Übergeordnet angezeigt. Dies geschieht entweder automatisch oder durch Klick auf das Listen-Aktualisierungssymbol: .
   
   
   Wir empfehlen eine automatische Aktualisierung der Hierarchieliste. Klicken Sie dazu auf die Funktion Hierarchieliste aktualisieren im Menü Ansicht, so dass ein vorangestelltes Häkchen sichtbar ist.

2. Es ist u.a. möglich, sich in Bezug auf die jeweils ausgewählte Adresse automatisch alle verknüpften Adressen, Details oder Aktivitäten (versionsabhängig!) anzeigen zu lassen. Ist z.B. die übergeordnete Adresse (1. Zeile in der Ansprechpartner-Liste) ausgewählt, so zeigt Ihnen FlowFact mit nur einem Mausklick alle Aktivitäten aller verknüpften (in der Ansprechpartner-Liste darunter aufgeführten) Adressen in der Suchergebnisliste des Aktivitätenfensters an.
   
   Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die erste Adressenzeile in der Ansprechpartnerliste und wählen Sie im darauf folgenden Kontextmenü den Eintrag Aktivitäten aus (siehe folgende Beispielabbildung).
   
   

3. Nach Ausführung der Funktion verzweigt FlowFact in das Fenster Aktivitäten und zeigt dort die entsprechenden Aktivitäten in der Suchergebnisliste (im unteren Fensterbereich) an.