Das Dialogfenster Merkmale und Sicherheit öffnet sich, sobald das gleichnamige Listenfeld (in allen wichtigen Datenfenstern enthalten) angeklickt oder die F8-Taste gedrückt wird.
Das Öffnen dieses Dialogs kann auf Wunsch
in den Fenstern Adressen, Details, Aktivitäten, Projekte
und Connex automatisch erfolgen, sobald die Auswahl von Merkmalen
und Zugriffen sinnvoll ist (z.B. beim Speichern einer Neuanlage). Dazu
muss (benutzerspezifisch) die Funktion Automatische Sicherheitsanfrage
im Fenster Benutzer aktiv (Häkchen) sein.
Das Dialogfenster ist in zwei grundsätzliche Bereiche unterteilt:
Merkmale könnte man auch als digitale Kartei-Reiter bezeichnen, denn Sie dienen dem gleichen Zweck. Während Kartei-Reiter für das Kennzeichnen und Wiederfinden von Karteikarten verwendet werden, dienen Merkmale der Kennzeichnung Datensätzen. Mit Hilfe von Merkmalen können Sie sich schnell und auf einfache Weise die gewünschten Datengruppen zusammenstellen, um diese z.B. für Mailings, Listen, Auswertungen etc. weiter zu bearbeiten. Merkmale können auch mit dem Benutzer verbunden werden (Benutzermerkmale), die sowohl zur Steuerung des internen Mail-, als auch Sicherheitssystems notwendig sind. Merkmale und Benutzermerkmale werden im Fenster Extras/Merkmale definiert.
Sie können beliebig viele Merkmale definieren (Menü Extras/Merkmale), die im gewünschten Daten-Fenster (z.B. Adresse, Aktivität etc.) zur Wahl stehen. Es sind pro Datensatz beliebig viele Merkmalszuordnungen möglich. Einfach Merkmale-Liste anklicken oder (einfacher) die F8-Taste drücken genügt, um das Auswahlfenster zu öffnen. Es läßt sich außerordentlich leicht bedienen. Merkmale können in sog. Ordnern übersichtlich zusammengefaßt werden. Die Bedienung entspricht dem Windows-Explorer.
Beispiele für Merkmale:
Kollege XY (von welchem Kollegen kommt diese Adresse)
Mitarbeiter XY (welcher Mitarbeiter betreut den Kunden)
Handwerker (wenn Sie nach Beruf suchen wollen) usw.
Merkmale
im Fenster Aktivitäten: Im Aktivitäten-Fenster spielen Merkmale
eine besonders wichtige Rolle, denn sie sind sowohl für die benutzerspezifische
Anzeige in der Vorlageliste und im Kalender (Fenster Vorlagen & Kalender),
als auch für Meldungen beim entsprechenden Mitarbeiter über das FlowFact-Alarmsystem
unentbehrlich. Bei Änderung einer Aktivität in Bezug auf Merkmale, wird
das Vorlagedatum (auch Uhrzeit, sofern vorhanden) automatisch aktualisiert,
sofern dieses in der Vergangenheit liegt. Dadurch wird sichergestellt,
dass die Aktivität in der entsprechenden Vorlageliste aktuell eingeordnet
bzw. über das Alarmsystem gemeldet.
Im Merkmale-Dialogfenster stehen Ihnen einige (verdeckte) Funktionen zur Verfügung, die das Auswählen bzw. Deaktivieren von Merkmalen erleichtern:
Plazieren Sie den Cursor (Einfügemarke) in das leere Feld Kürzel und drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste Entf. (Delete bzw. Entfernen). Alle ausgewählten Feldarten verschwinden (die Liste Ausgewählte wird leer, die roten Häkchen in der Liste Vorhandene verschwinden).
Plazieren Sie den Cursor (Einfügemarke) in das Feld Kürzel und geben Sie das jeweilige Merkmal-Kürzel ein (z.B. zuf für Musterbenutzer Karl Zufrieden) und drücken Sie die [Return]-Taste. Das Merkmal wird ausgewählt (rotes Häkchen, Eintrag in der Liste Ausgewählte). Das können Sie beliebig oft mit anderen Kürzeln wiederholen. Der Cursor bleibt deshalb nach Bestätigung durch Return oder Schaltfläche Suchen im Feld Kürzel stehen.
Die Bezeichnung der Schaltfläche Übernehmen
ändert sich in Suchen, sobald im Kürzel-Feld
ein Zeichen steht. Bei Klick auf Übernehmen
schließt sich der Dialog, bei Klick auf Suchen
bleibt der Dialog offen und gibt damit Gelegenheit ein weiteres Kürzel
einzutragen.
Klicken Sie das gewünschte Merkmal mit der rechten Maustaste an, so werden zwei Funktionen ausgeführt:
Merkmal-Auswahldialog schließen
Merkmal in das Fenster übertragen
Wollen Sie mehrere Merkmale auswählen,
so klicken Sie z.B. das erste mit der linken und das letzte Merkmal
mit der rechten Maustaste an, um den Dialog zu schließen.
Sie können den Auswahldialog aus mit der rechten Maustaste schließen, ohne dabei ein Merkmal zu aktivieren bzw. deaktivieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb der Liste Vorhandene oder Ausgewählte.
Um ein ausgewähltes Merkmal wieder zu deaktivieren, klicken Sie es einfach an. Es geht aber noch einfacher: Klicken Sie das jeweilige Merkmal in der rechten Liste (Vorhandene) an.
Schrittkurs - Merkmalsuche
Macht die Zuweisung bzw. Auswahl von Benutzerrechten
keinen Sinn (wie z.B. die Merkmale-Vorbelegung im Fenster Extras/Anwender),
so wird dieser Bereich im Auswahldialog ausgeblendet.
FlowFact verfügt über ein überaus komfortables Sicherheitssystem, welches trotz einfachster Bedienung ein Optimum an Datenschutz gewährleistet. Sie bestimmen, welcher Datensatz von wem gelesen bzw. bearbeitet werden darf. Dank der Gruppen- und Benutzer-Berechtigungen können Sie auf einfache Weise z.B. eine Nachricht (Fenster Aktivität) an einen bestimmten Anwender oder eine ganze Anwendergruppe senden, die für Unbefugte absolut unsichtbar bleibt. Aber auch Informationen aus externen Datenquellen (z.B. über FlowFact-Dienste, wie E-Mail, Netscan bzw. digital Sender) können dank dieses Systems vor unbefugten Zugriffen sicher geschützt werden. Das Sicherheitssystem von FlowFact wurde in Anlehnung der Sicherheitsmechanismen von Microsoft Windows NT entwickelt, so dass auch die gleiche Terminologie zur Anwendung kommt.
Bei der Neuanlage eines Datensatzes erhalten automatisch immer alle Benutzer Vollzugriff. Diese Einstellung kann der Urheber des Datensatzes jederzeit ändern bzw. deaktivieren. Um sicher zu stellen, dass unbeabsichtigt der Zugriff zu einen Datensatz gegenüber allen Benutzern gesperrt wird, erhält der Urheber immer den Vollzugriff. Diese Einstellung läßt sich deshalb auch nicht ändern, es sei denn, ein anderer Benutzer übernimmt den Besitz, sofern er dazu berechtigt ist (Vollzugriff).
In der Statusleiste wird der Besitzer-Name des aktiven Datensatzes angezeigt.
Werden in der Statusleiste zu einem Datensatz
(nur bei Aktivitäten) anstatt eines Besitzer-Names drei Fragezeichen
??? angegeben, so wurden die Daten über einen FlowFact-Dienst eingelesen.
In diesem Fall ist kein Besitzer zugewiesen.
Unterhalb des Listenfeldes Merkmale und Sicherheit werden die gängigen Zugriffskombination in Kurzform zur Ihrer Information angezeigt (es ist pro Datensatz immer nur einer dieser Einträge möglich):
Nur Sie - Nur Sie haben Vollzugriff (Sie sind Besitzer*), es existieren keine weitere Berechtigungen.
Besitzer - Sie sind Besitzer* (Vollzugriff), aber auch andere haben Lese- oder Vollzugriff.
Indiv. Vollzugriff - Sie wurden als Benutzer (keine Gruppe) mit Vollzugriffsrecht bestimmt. Sie sind nicht Besitzer*, können aber den Besitz übernehmen. Weitere Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
Indiv. Lesezugriff - Sie (und evtl. noch weitere) wurden als Benutzer (keine Gruppe) mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung bestimmt. Sie können den Datensatz zwar lesen, aber weder ändern, löschen bzw. in irgend einer Weise manipulieren. Weitere Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
Nur lesen über Gruppe - Es wurde eine Gruppe mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung (nur lesen) bestimmt, deren Mitglied Sie sind. Weitere Gruppen-Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
Vollzugriff über Gruppe - Es wurde eine Gruppe mit Vollzugriff bestimmt, deren Mitglied Sie sind. Weitere Gruppen-Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich. Sie oder andere Gruppenmitglieder können den Besitz übernehmen. Es kann aber immer nur ein Benutzer bzw. Gruppenmitglied Besitzer sein.
Kein
Zugriff - Wenn Sie nicht Besitzer sind, aber Vollzugriff haben
und sich selbst alle Rechte (weder voll noch nur
lesen) entziehen. Beim nächsten Versuch, diesen Datensatz
aufzurufen, bleibt er für Sie unsichtbar!
Der nachfolgend verwendete Begriff Besitzer
entspricht der Terminologie von MS Windows NT. Der Datensatz-Besitzer
ist zunächst immer der Anwender, der den Datensatz neu angelegt hat. Bei
Verwendung des internen Mailsystems (Aktivitäten) kann man den Besitzer
in der Regel auch als Urheber bzw. Absender definieren. Der Besitzer eines
Datensatzes im Nachhinein änderbar. Dies geschieht durch die explizite
Übernahme eines berechtigten Mitbenuters (mit Vollzugriff) über die Funktion
Besitz übernehmen im Dialog Merkmale und Sicherheit.
Das Listenfeld Merkmale und Sicherheit dient aber nicht nur zur Anzeige von Merkmalen und Benutzerrechten, sondern öffnet darüber hinaus den gleichnamigen Dialog, der für die Änderung bzw. Neuzuweisung von Merkmalen und Benutzerrechten notwendig ist. Um diesen Dialog zu öffnen, genügt ein Mausklick auf einen beliebigen Bereich dieses Listenfeldes.
Welche Zugriffsmöglichkeiten eine Gruppe oder ein Benutzer auf den jeweiligen Datensatz erhält, legen Sie im rechten Teil des Dialogs fest. Es stehen zwei Zugriffsarten zur Verfügung, die sowohl auf Gruppen, als auch Benutzer Gültigkeit haben:
Lesen: Der Datensatz wird zwar angezeigt, kann jedoch weder geändert, noch gelöscht oder sonst in irgend einer Weise manipuliert werden.
Voll:
Es stehen alle Rechte zur Verfügung, wie ändern, löschen und die Übernahme
des Besitzes.
WICHTIG: Ist
ein Benutzer z.B. zugleich Mitglied einer Gruppe mit der
Berechtigung Lesen und einer Gruppe mit der
Berechtigung Voll, so hat immer der Vollzugriff oberste
Priorität.
Ist ein Benutzer z.B. zugleich als Mitglied einer Gruppe
mit der Berechtigung Voll und als Benutzer mit der Berechtigung
Lesen ausgewählt, so hat die Benutzer-Berechtigung Lesen
oberste Priorität.
Klicken Sie vom jeweiligen Datensatz einfach auf das Listenfeld Merkmale und Sicherheit.
Klicken in der Zeile des gewünschten Gruppen- bzw. Benutzer-Namens (Liste im rechten Teil des Dialogs) auf die Funktion lesen oder voll. Die erteilte Berechtigungsart wird durch ein rotes Häkchen bestätigt (Doppelbelegung ist ausgeschlossen). Erneutes Klicken macht Ihre Auswahl rückgängig.
Drücken Sie Ihre [Return]-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Im Fenster des Datensatzes angekommen, können Sie Ihre Berechtigungswahl durch Klick auf die Abbruch-Schaltfläche (weißes Kreuz in rotem Kreis) rückgängig machen oder bestätigen (Schaltfläche mit OK-Symbol).
Das
Fenster "Extras/Benutzergruppen”
Merkmaleliste
Hier werden alle Merkmale zur Auswahl aufgelistet, die für das aktive Fenster zur Verfügung stehen. Aufbau und Bedienung dieser Auswahlliste entspricht weitgehend dem Windows-Explorer. Oberbegriffe (beliebig viele Ebenen möglich) sind in Form von Ordnern darstellbar. Merkmale-Kürzel (siehe Feld Kürzel) werden in Klammern dargestellt.
Das Editieren von Merkmalen findet im
Fenster Extras/Merkmale statt. Weitere Informationen dazu erhalten
Sie über die dortige Online-Hilfe (F1).
Klicken Sie einfach das gewünschte Merkmal an (ausgewählte Merkmale sind mit einem roten Häkchen gekennzeichnet). Handelt es sich um ein Benutzer-Merkmal, so legt FlowFact zu dessen Benutzer automatisch eine Vollberechtigung vor (siehe rotes Häkchen in der Spalte voll im rechten Teil des Dialogs). Diese Vorbelegung können Sie selbstverständlich auf lesen ändern oder durch Klick auf das rote Häkchen entfernen. Wenn Sie ein Merkmal erneut anklicken, so wird Ihre Auswahl wieder zurück genommen. Dabei verschwinden das Häkchen und der Eintrag in der Übersichtsliste. Die Berechtigung bleibt aus Sicherheitsgründen unverändert, so dass Sie diese noch manuell entfernen (Klick auf rotes Häkchen) müssen, sofern dies erwünscht ist.
Eingabebeispiel: (Benutzermerkmal Karl Zufrieden): (1) Im Adressen-Fenster auf die F8-Taste drücken, (2) Zu eintippen, (3) [Return]-Taste 2 x drücken.
Wenn Sie ein Merkmal nicht mit der linken,
sondern mit der rechten Maustaste anklicken, wird das Merkmal-Auswahlfenster
automatisch geschlossen.
Das Schließen (ohne Merkmalauswahl) ist möglich, wenn Sie auf einen freien
Bereich der linken oder der rechten Liste mit der rechten Maustaste
klicken.
Um ein ausgewähltes Merkmal wieder zu
entfernen, genügt auch ein Klick auf das jeweilige Merkmal in der Übersichtsliste
(rechts neben der Merkmaleliste).
Wenn Sie die Entf.-Taste drücken,
sobald der Cursor im Feld Kürzel steht (Grundeinstellung), so werden
alle (!) aktiven Merkmale entfernt. Evtl. noch vorhandene Berechtigungen
müssen Sie evtl. manuell ändern bzw. entfernen.
Übersicht ausgewählter Merkmale
Zur Kontrolle werden hier alle Merkmale angezeigt, die Sie in der Liste "Vorhandene" ausgewählt haben. Ferner können Sie durch einfaches Klicken auf das jeweilige Merkmal eine Auswahl wieder rückgängig machen.
Kürzel
Für jedes Merkmal können Sie ein Kürzel vorsehen (Fenster "Extras/Merkmale"), welches die Auswahl erleichtert:Sobald sich der Merkmale-Auswahldialog öffnet, befindet sich der Cursor automatisch in diesem Feld. Sie können also sofort mit der Kürzeleingabe beginnen, ohne Ihre Maus in Anspruch nehmen zu müssen. Vorhandene Kürzel werden in Klammern hinter der Merkmal-Bezeichnung angegeben. Bestätigen Sie nach Eingabe des Kürzels mit Ihrer [Return]-Taste, wird das dazugehörende Merkmal ausgewählt. Da der Cursor in diesem Feld stehen bleibt, können Sie der Reihe nach in gleicher Weise weitere Merkmale auswählen. Zum Verlassen des Dialogs, brauchen Sie nach der letzten Kürzeleingabe einfach noch einmal Ihre [Return]-Taste zu drücken. Das ist die schnellste und bequemste Art der Merkmale-Auswahl (vorausgesetzt, Sie kennen die jeweiligen Kürzel).
SHORTCUT:
Drücken Sie Ihre Entf.-Taste (Tastatur) während der Cursor im leeren
Feld "Kürzel" steht, so werden alle ausgewählten Merkmale deaktiviert.
Übernehmen/Suchen
Klicken Sie die Schaltfläche "Übernehmen" an, um Ihre Auswahl von Merkmalen in das Fenster zu übertragen. Sobald Sie im Feld "Kürzel" eine Eingabe machen, ändert sich die Bezeichnung dieser Schaltfläche in "Suchen". Klicken Sie die Suchen-Schaltfläche an, wird der Merkmale-Dialog nicht geschlossen, sondern das zum Kürzel vorhandene Merkmal gesucht bzw. ausgewählt. Anschließend wird das Kürzel-Feld geleert und die Schaltfläche trägt wieder die Bezeichnung "Übernehmen". Dieser Vorgang ist beliebig oft wiederholbar.
Fenster Aktivitäten: Sobald Sie
ein anderes Merkmal ausgewählt und mit Übernehmen bestätigt haben,
aktualisiert sich das Datum Vorlage (die Uhrzeit bleibt erhalten). Damit
wird sichergestellt, dass die jeweilige Aktivität, in der Wiedervorlageliste
(z.B. bei Weiterleitung an einen anderen Mitarbeiter) im aktuellen
Zeitraum dargestellt wird.
Liste vorhandener Berechtigungen
In dieser Liste werden grundsätzlich alle Benutzer-Gruppen sowie Benutzer mit zugewiesener Berechtigung (nur lesen bzw. voll) aufgeführt. Um auch die Benutzer zu sehen, die nicht explizit für eine Berechtigung ausgewählt wurden, so aktivieren Sie einfach auf die Funktion alle. Die gelb hinterlegte Listenzeile zeigt den angemeldeten Benutzer an.
Wollen Sie Rechte für eine Gruppe (oder Gruppen) bzw. einen oder mehrere Benutzer vergeben, so klicken Sie einfach die gewünschte Berechtigungsart in der entsprechenden Zeile an. Ihre Auswahl wird durch ein rotes Häkchen bestätigt. Erneutes Klicken nimmt die Berechtigung zurück, das Häkchen verschwindet.
Wenn Sie auf das jeweilige Gruppensymbol
klicken, öffnet sich ein Dialog, welcher die Mitglieder der ausgewählten
Gruppe anzeigt.
Die Gruppe (Jeder) ist in FlowFact fest integriert und wird
bei jeder Neuanlage automatisch mit der Berechtigung voll
vorbelegt. Diese Vorbelegung verschwindet automatisch, sobald in anderen
Zeilen individuell eine Berechtigung vergeben.
Wenn Sie versuchen, sich selbst als Besitzer
eines Datzensatzes den Vollzugriff zu entziehen, erhalten Sie die Meldung,
dass dies nicht möglich ist.
<< Übertragen
Diese Funktion reagiert nur, wenn min. eine Gruppe (Liste Gruppen-/Benutzer-Berechtigungen) ausgewählt ist. Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, werden die Benutzernamen der Gruppenmitglieder im linken Bereich des Dialogs Merkmale und Rechte automatisch aktiviert. Diese Funktion bietet sich z.B. an, wenn eine Nachricht bzw. ein Dokument von allen Gruppenmitgliedern gelesen werden sollen (Zugriff lesen empfohlen).
Wenn Sie die gewünschten Benutzer über
das Benutzermerkmal (Bereich Merkmale im linken Bereich des Dialogs
Merkmale und Rechte) auswählen, so wird die dazugehörige Berechtigung
automatisch aktiviert (voll ist vorbelegt). Bei umgekehrter Reihenfolge
entfällt die automatische Vorbelegung, d.h., wenn Sie ein Benutzerrecht
auswählen, bleibt die Einstellung des damit verbundenen Benutzermerkmals
unverändert.
Bitte achten Sie darauf, dass der Zusammenhang
zwischen Benutzer-Merkmal und Benutzer-Recht nur dann von FlowFact festgestellt
und berücksichtigt werden kann, wenn dem jeweiligen Benutzer-Merkmal der
richtige Benutzername (Feld Benutzername, Fenster Benutzer,
Register Benutzer) zugewiesen wurde (Fenster Merkmale, Listenfeld
Benutzer [nur Benutzermerkmale]).
Alle
Der besseren Übersicht halber werden in der Liste Gruppen-/Benutzer-Berechtigungen nur die Benutzer dargestellt, die ein Benutzerrecht (nur lesen bzw. voll) erhalten haben. Sollen unabhängig davon alle Benutzer aufgelistet werden, so aktivieren Sie diese Funktion (Häkchen). Erneutes Klicken nimmt die Einstellung wieder zurück.
Empfänger nur lesen
Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Empfänger (Benutzermerkmale) ausgewählt haben. Mit nur einem Klick können Sie allen Empfängern die vorbelegte Vollberechtigung entziehen und durch die Berechtigung nur lesen ersetzen.
Bei Ausführung dieser Funktion, wird der Besitz des Datensatzes automatisch übernommen, sofern der Ausführende nicht bereits Besitzer ist. Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass sich der letzte Absender (bzw. Vollzugriffsberechtigte) des Datensatzes nicht versehentlich selbst den Vollzugriff entzieht. Außerdem wird der Besitzer einer Mitteilung (Aktivität) von FlowFact immer als "Absender" betrachtet. So ist sicher gestellt, dass beantwortete Nachrichten immer an den Absender zurück gehen.
Verwenden Sie diese Funktion z.B. für
interne Mitteilungen, die nach Beantwortung garantiert wieder zu Ihnen
zurück kommen müssen (alle Daten der Nachricht, wie z.B. Uhrzeit
für Alarm bleiben unverändert!).
Besitz übernehmen
Wenn Sie einen Datensatz (Adresse, Aktivität, Details, Projekte etc.) erstellen, sind Sie der Besitzer. Durch das Erteilen von Berechtigungen steuert der Besitzer, auf welche Weise der Zugriff erfolgen kann. Der Besitzer kann einem anderen Benutzer die Berechtigung (Vollzugriff) erteilen, das Besitzrecht an einem Datensatz zu übernehmen. Sonst können nur Personen das Besitzrecht übernehmen, die als Mitglied der Gruppe mit Vollzugriff angemeldet sind.
Ein Anwender mit Vollzugriff kann zwar das Besitzrecht übernehmen, es jedoch aus Sicherheitsgründen nicht auf andere Benutzer übertragen.
Wäre anstatt der Übernahme eine Übergabe
von Besitzrechten möglich, so könnte z.B. Mitarbeiter A (wie Azubi) die
Identität des Mitarbeiters V (wie Vertriebsleiter) annehmen und in dessen
Namen fingierte Nachrichten innerhalb eines Unternehmens verbreiten.
Berechtigungs-Schablone
Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie sich häufig benutzte Berechtigungskombinationen abspeichern, um diese künftig mit nur einem Mausklick abrufen zu können. Außerdem wird dabei der Dialog Merkmale und Sicherheit automatisch geschlossen.
Treffen Sie zuerst Ihre Berechtigungsauswahl.
Klicken Sie dann die gewünschte Schaltfläche mit der rechten Maustaste an. Bei unbelegten Schaltflächen (frei) können Sie auch die linke Maustaste verwenden.
Tragen Sie im folgenden Dialog Ihre persönliche Schaltflächen-Beschriftung ein (max. ca. 15 Zeichen).
Bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK.
Treffen Sie zuerst Ihre Berechtigungsauswahl.
Klicken Sie dann auf die letzte Schaltfläche mit der rechten Maustaste.
Tragen Sie im folgenden Dialog Ihre persönliche Schaltflächen-Beschriftung ein, z.B. Bei NEU.
Bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK.
Von nun an werden diese Berechtigungen automatisch vorbelegt, ohne dass Sie den Dialog Merkmale und Sicherheit öffnen müssen.
Klicken Sie die gewünschte Schaltfläche mit der rechten Maustaste an.
Löschen Sie im folgenden Dialog den Inhalt des Textfeldes.
Bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK.
Anschließend trägt die Schaltfläche die Bezeichnung (frei).