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Um ein Höchstmaß an Flexibilität und Übersichtlichkeit zu erreichen, werden Daten in verschiedenen Fenstern erfaßt. So ist es z.B. möglich jeder Adresse beliebig viele Aktivitäten zuzuordnen. Die Adresse, um bei diesem Beispiel zu bleiben, stellt den Stamm-Datensatz, die Aktivitäten hingegen die untergeordneten Datensätze dar.
In diesem Kapitel werden Sie zunächst mehr über die Zusammenhänge der Verknüpfungen erfahren. Im Anschluss daran werden einige Lehrgänge die Arbeit mit Verknüpfungen vertiefen.
Folgende Themen finden Sie auf dieser Seite:
Abbildungsbeispiel: mit einer Adresse verknüpfte Aktivitäten
In den untergeordneten Datensätzen (hier Aktivitäten) wird der übergeordnete Stammdatensatz (hier Adresse) anhand des jeweiligen Verknüpfungsfeldes angezeigt. Außerdem kann über dieses Verknüpfungsfeld von jedem untergeordneten Datensatz aus der Stammdatensatz angezeigt werden (siehe folgende Abbildung).
Im Folgenden werden wir die einzelnen Verknüpfungsfelder beschreiben.
Dank der Einführung sog. Register bzw. Registerkarten (optisch und funktionell mit herkömmlichen Karteikarten-Reitern vergleichbar) können zusammengehörende Funktions- bzw. Datenbereiche optisch sauber voneinander getrennt werden. Auch Datenverknüpfungen zeigt FlowFact in solchen Registern übersichtlich an. Im jeweiligen Reiter erscheint nicht nur der Name des verzweigten Fensters, sondern auch ein kleines Symbol, welches auf den Zustand der Verzweigung hinweist. Das Symbol kann zwei unterschiedliche Formen annehmen:
Noch keine Datenverknüpfung
Dieses Symbol weist darauf hin, dass zu dem (im jeweiligen Registerblatt angegebenen) Fenster eine Datenverknüpfung möglich ist. Sobald Sie auf die Registerkarte klicken, wird das entsprechende Fenster geöffnet bzw. aktiviert. Wenn Sie dort einen neuen Datensatz anlegen, ist er automatisch mit dem Ausgangsfenster verknüpft.
Verknüpfte Daten vorhanden
Dieses Symbol bedeutet, dass bereits weitere Daten im angegebenen Fenster (gem. Registerblatt-Eintrag) vorhanden und mit dem Ausgangsfenster verknüpft sind. Sobald Sie auf die Registerkarte klicken, wird das entsprechende Fenster geöffnet bzw. aktiviert und darin die verknüpften Daten angezeigt.
Register
bzw. : Pro Datensatz (z.B. Adresse)
sind beliebig viele Verknüpfungen (z.B. Aktivitäten) möglich. Die Anzahl
verknüpfbarer Daten ist allerdings abhängig von der Speicherkapazität
des Systems und der FlowFact-Version! Handelt es sich bei den verknüpften
Daten um Microsoft Word- bzw. Microsoft Excel-Dokumente oder Audiodaten
(FlowFact-Audiorecorder bei Aktivitäten), so kann jeweils nur ein Dokument
gespeichert werden.
Vorhandene Verknüpfungen erkennen Sie an der Kurzbezeichnung des verknüpften Datensatzes (z.B. Name/Firmenname bei Adressen), welche in blauer Farbe und unterstrichen dargestellt wird:
Sobald Sie Ihren Mauszeiger über ein Verknüpfungsfeld bewegen, ändert sich die Beschritungsfarbe in Rot und der Mauszeiger verwandelt sich in eine Hand. Dieses Verhalten entspricht einem sog. Link auf Internetseiten (wie Sie es sicher schon von Ihrem Internet-Explorer her kennen). Es genügt also nur noch ein Klick mit der linken Maustaste, um in den verzweigten Datensatz zu wechseln. Klicken Sie z.B. von einer Aktivität aus auf die Adressenverknüpfung, so wird das Fenster Adressen geöffnet und der Datensatz dort angezeigt.
Ist noch keine Verknüpfung vorhanden, sieht das Verknüpfungsfeld so aus:
Ein rechter oder linker Mausklick blendet ein Kontextmenü ein, welches die notwendigen Verknüpfungsfunktionen zur Verfügung stellt. Um das Kontextmenü auch bei bereits vorhandener Verknüpfung zu öffnen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung.
Das Kontextmenü bietet folgende Funktionen:
Um das Verzweigungs-Kontextmenü aufzurufen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in das jeweilige Verknüpfungsfeld hinein (bei leeren Verknüpfungen funktioniert auch die linke Maustaste). Das Kontextmenü stellt folgende Funktionen zur Verfügung:
Aktueller Datensatz: Stellt eine Verknüpfung zum aktiven Datensatz (der bereits im jeweiligen Fenster angezeigt wird) her.
Verknüpfen: Tragen Sie im folgenden Dialog die Kennung oder einen Suchbegriff des Datensatzes (z.B. Adresse) ein, den Sie verknüpfen wollen. Mehrere mögliche Datensätze werden Ihnen zur Auswahl in einer Liste angezeigt.
Verknüpfung lösen: Löscht eine bereits bestehende Datensatzzuordnung (Verzweigungsfeld wird leer).
Suchverknüpfung: Bei Suchdatensätzen (Suchhilfe aktive im Listenfeld Status muss ausgewählt sein) können Sie einen weiteren Suchdatensatz verknüpfen. Mit Hilfe von Suchdatensätzen sind Sie in der Lage, fensterübergreifende Suchaufträge zu definieren. Nähere Informationen dazu finden Sie im Fenster Fensterübergreifende Suche.
Verzweigen: Öffnet das verzweigte Fenster mit den korrespondierenden Daten (auch durch Klick mit der linken Maustaste.
Aktualisieren: Aktualisiert die Suchergebnisliste des angezeigten Datensatzes (z.B. alle Aktivitäten), die für die angezeigte Adresse angelegt wurden).
Telefonieren: Verzweigt in den Dialog für die automatische Telefonwahl. Dort sind bereits alle Rufnummern, die in der zugeordneten Adresse gespeichert sind, zur Auswahl eingeblendet. Es genügt nur noch ein Mausklick. Die Landesvorwahl wird automatisch berücksichtigt, egal in welchem Land Sie sich befinden. Weitere Infos dazu finden Sie unter: Hinweise zum PC-gestützten Telefonieren und Ausgeklügelte Call-by-call-Funktion.
Fax-Nummer bei zwei verknüpften Adressen
Platzhalter für die zweite verknüpfte Adresse
Dort, wo Verknüpfungen
möglich sind, finden Sie sog. Verknüpfungsfelder, wie z.B. das Feld Adresse 1 im Fenster Aktivitäten.
In diesem Kurs nehmen wir einmal an, dass Sie eine Aktivität mit einer
weiteren Adresse verknüpfen wollen. Dazu greifen wir anschließend wieder
auf eine bestehende Aktivität der Muster-Adresse "Frau Inge Glück"
zurück.
Für alle Verknüpfungsfelder gilt immer die gleiche Arbeitsweise!
Öffnen Sie zuerst das Fenster
Adressen 
, sofern
dies nicht bereits geschehen ist.
Drücken Sie die [F9]-Taste auf Ihrer Tastatur, um den Suchdialog
zu öffnen. Tragen Sie im Suchendialog den Suchbegriff ein, z.B. glück
Wählen Sie Ingo Glück in
der Liste aus (nicht notwendig beim ersten Datensatz in der Liste bzw.
wenn nur ein Datensatz vorhanden ist):
Wechseln Sie nun in das
Fenster Aktivitäten
durch Klick auf die Registerkarte Aktivitäten (damit alle vorhandenen Datenverknüpfungen
automatisch gesucht werden).
Das Verknüpfungssymbol sollte farbig sein, wenn bereits verknüpfte
Daten vorhanden sind.
Jetzt sollten Sie sich
bereits in der Aktivität befinden, die unten in der Suchergebnisliste
angezeigt wird und mit der Adresse von Herrn Glück verbunden ist. Das
Verknüpfungsfeld sollte also so sichbar sein:
Klicken Sie nun auf Bearbeiten...
... bzw. auf eine Registerkarte, in der die Verknüpfungsfelder (in
diesem Beispiel Adresse 1 und Adresse 1 zur Verfügung stehen), z.B.:
In unserem Beispiel gehen
wir an das Verknüpfungsfeld der zweiten Adresse (Adresse
2). Da dort noch keine Verknüpfung existiert, sieht es so aus: 
Klicken Sie nun mit der
rechten Maustaste auf den grauen Eintrag im Verknüpfungsfeld mit der Bezeichnung:
Es öffnet sich das Kontextmenü
(sog. Popup- oder Einblendmenü), welches alle Funktionen in Bezug auf
Verknüpfungsfelder zur Verfügung stellt. Da wir in unserem Beispiel eine
neue Verknüpfung erzeugen wollen, klicken Sie bitte auf den Menü-Eintrag
Verknüpfen:
.
Tragen Sie im darauf folgenden
Dialog den Suchbegriff für die zweite Adresse ein, schreiben Sie dazu
bitte: Klug
Bestätigen Sie die Suche
durch Klick auf die Schaltfläche 
OK.
Sollten mehrere Adressen mit diesem Namen vorhanden sein, folgt eine
Liste, aus der Sie die richtige Adresse übernehmen können, z.B.:
Das zweite Verknüpfungsfeld
sollte jetzt die zweite Adresse anzeigen und so aussehen: 
Im folgenden Beispiel, suchen wir verknüpfte Aktivitäten zu einer bestimmten Adresse.
Öffnen Sie das Fenster
Adressen.
Suchen Sie die gewünschte
Adresse durch Klick auf 
(oder Drücken der Taste [F9]), z.B. Frau Fogt
Bestätigen Sie durch Klick auf OK.
Wurden mehrere Adressen
gefunden, so müssen Sie zuerst die Richtige in der Liste unterhalb der
Adresse auswählen. Wird die richtige Adresse angezeigt, klicken Sie nun
auf Registerkarte Aktivitäten
(das bunte Symbol zeigt
an, dass mindestens eine Aktivität verknüpft ist).
FlowFact sucht nun alle
zur Adresse verknüpften Aktivitäten heraus und zeigt diese in der Liste
im Fenster 
Aktivitäten
an.
Wollen Sie aber nur das
Adressenfenster wieder in den Vordergrund stellen, so klicken Sie einfach
auf das Symbol Adressen.
Im folgenden Beispiel suchen wir alle Aktivitäten zu einer bestimmten Adresse. Der einfachste Weg wäre, zuerst die Adresse zu suchen und von dort aus die Registerkarte Aktivitäten anzuklicken. Im folgenden Beispiel wollen wir Ihnen zeigen, dass Sie die Suche auch direkt im Fenster Aktivitäten durchführen können. Es ist also möglich, Verknüpfungsfelder in die Suche mit einzubeziehen.
Öffnen Sie das Fenster
Aktivitäten
(z.B. im Navigator oder Menü Datei).
Klicken Sie jetzt auf das
Symbol 
Spezialsuchen
in der Symbolleiste Bearbeiten.
Klicken Sie dann auf das
leere (im Suchen-Modus immer leer) Verzweigungsfeld Adresse
1 mit der linken oder rechten Maustaste:
Klicken Sie im Kontextmenü
auf diese Funktion:
Tragen Sie im darauf folgenden
Kontext Ihren Suchwunsch ein, z.B. Kennung, Firma, Name, Stichwort (auch
in Verbindung mit Ort, z.B. Fogt):
Bestätigen Sie Ihre Suche durch Klick auf die OK-Schaltfläche.
Sollte Ihr Suchwunsch mehrfach vorhanden sein, so blendet FlowFact
zuvor eine Liste ein, aus der Sie die richtige Adresse auswählen müssen.
Im Verzweigungsfeld Adresse 1 wird jetzt Ihr Suchwunsch angezeigt,
z.B.:
Vergessen Sie nicht, Ihre Suche durch Klick auf OK zu bestätigen.
Das Suchergebnis wird in der Suchergebnisliste im unteren Bildschirmbereich
des Fensters Aktivitäten angezeigt.
Im folgenden Anwendungsbeispiel gehen wir von einem Werbeauftrag aus, der aus einem Haupt- und zwei Unterprojekten besteht. Grundsätzlich empfehlen wir, alle Vorgänge mit einer Adresse zu verknüpfen. In unserem Beispiel wollen wir das neue Projekt mit der Adresse unserer Muster-Anwenderin Frau "Doris Freundlich" verknüpfen.
Da Projekte-Fenster nicht
direkt mit Adressen verknüpft werden, sondern über Feldarten des Typs
"Adresse", müssen wir zuerst ein Projekt anlegen. Klicken Sie
also zuerst auf das Symbol 
Projekte (im Navigator
oder im Menü Datei).
Klicken Sie im Fenster
Projekte auf das 
Neu Symbol und wählen Sie im Kontextsymbol den Eintrag
Projektbeschreibung aus:
Das Hauptprojekt wollen wir Auftrag Sodafix Sprudelautomat benennen. Tragen Sie diese Bezeichnung in das gleichnamige Feld Bezeichnung ein. Da wir uns nur auf die Verknüpfung konzentrieren wollen, brauchen Sie jetzt keine weiteren Musterdaten (Feldarten) eingeben.
Wie oben erwähnt, wollen
wir die Adresse Doris Freundlich mit dem Projekt verknüpfen. Tragen deshalb
in der Feldart Projektleiter ein:
freundlich
Bestätigen Sie durch Drücken Ihrer [Return]-Taste.
Diese Funktion ist mit der Standardsuche weitgehend identisch. Wird die
Adresse gefunden, so wird dem Namen der Ort hinzugefügt:
Klicken Sie auf die OK Schaltfläche, damit
die Kennung eingetragen wird.
Merken Sie sich nun die
Kennung des Hauptprojekts (Feld Kennung).
Die Kennung werden wir gleich für die Verknüpfung benötigen. In unserem
Beispiel "3":
Jetzt legen wir das erste
untergeordnete Projekt an. Klicken Sie dazu abermals auf das Neu Symbol und anschließend
auf Projektbeschreibung.
Tragen Sie nun im Feld
Bezeichnung folgendes ein: Prospekt Sodafix Sprudelautomat
Wir wollen nun die Verknüpfung zum Hauptprojekt herstellen. Führen
Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie auf das Feld
Übergeordnet und wählen Sie im
folgenden Einblendmenü den Eintrag Verknüpfen
aus:
Tragen Sie im darauf folgenden
Dialog die Kennung 3
ein...
und bestätigen Sie mit OK.
Die soeben für die Verknüpfung durchgeführte Suche ist mit der Standardsuche
identisch, d.h., dass Sie im Fenster Projekte außer der Kennung
auch die Felder Bezeichnung und
Stichworte für die Suche verwenden
können.
Im Feld Übergeordnet sollte jetzt die Kennung und die Bezeichnung
des Hauptprojekts in blauer Schrift zu sehen sein:
Jetzt legen wir das zweite
untergeordnete Projekt an.
Klicken Sie dazu abermals auf das Neu Symbol und anschließend auf Projektbeschreibung.
Tragen Sie nun im Feld
Bezeichnung den Begriff Werbespot
Sodafix Sprudelautomat ein und speichern Sie durch Klick auf OK.
Klicken Sie auf das Feld Übergeordnet und wählen Sie im folgenden Einblendmenü den Eintrag Verknüpfen aus.
Tragen Sie die gleiche Kennung ein, wie bei der ersten Verknüpfung, also 3 und bestätigen Sie mit OK.
Im Feld Übergeordnet sollte jetzt wieder die Kennung und die Bezeichnung des Hauptprojekts zu sehen sein:
Damit die Verknüpfungen
in der Liste unterhalb des Feldes Übergeordnet
angezeigt bzw. aktualisiert werden, brauchen Sie jetzt nur noch in die
Aktualisieren-Funktion zu klicken:
In der Liste werden jetzt alle verknüpften Projekte angezeigt (Einrückungen verdeutlichen die Hierarchien). Klicken Sie jetzt einfach den entsprechenden Listeneintrag an, um die dazugehörigen Daten in das Fenster zu übertragen.
Die Liste stellt ein Kontextmenü zur Verfügung (rechter Mausklick in die Liste), mit dessen Hilfe Sie sich z.B. Aktivitäten zum den Projekten anzeigen lassen können.
Da in untergeordneten Projekten oft gleiche
Feldarten enthalten sind (z.B. verknüpfte Adresse des Auftraggebers),
ersparen Sie sich doppelte Arbeit, wenn Sie vom eingegebenen Hauptprojekt
zunächst entsprechend viele Kopien machen (
). Anschließend
brauchen Sie nur die Daten zu berichtigen bzw. zu ergänzen und die Verknüpfungen
im Nachhinein vorzunehmen.
