und 
usw.Siehe Taskleisten-Systray (neben Uhrzeit), Menü Extras/Alarm starten
Mit Hilfe des Mailsystems können FlowFact-Anwender untereinander Informationen "verschicken". Mitarbeiter A stellt zum Beispiel an seine Kollegen B, C und D eine Frage.
Damit das System die Aktivität bei den entsprechenden Teilnehmen melden kann, müssen diese vom Absender über Merkmale angegeben werden. Im übrigen ist nur der Absender (Mitarbeiter A) berechtigt, die Mail-Aktivität zu ändern bzw. zu löschen. Nachdem der Absender die Aktivität abspeichert hat, wird diese bei den Empfängern B, C und D gemäß dem eingetragenen Zeitpunkt (Feld Vorlage) spätestens nach der darauf folgenden Aktualisierung gemeldet. Die automatische Aktualisierung ist aktiv, wenn Sie im Sys-Tray der Task-Leiste das FlowFact-Emblem sehen (siehe Feld Bei Windows-Start automatisch ausführen... im Fenster Benutzer/Vorlage, Bereich FlowFact-Alarm).
Eine Mailnachricht bzw. ein Alarm wird durch abwechselndes Anzeigen
eines Uhr- und des rotierenden FlowFact-Symbols gemeldet:
und usw.
Jeder Empfänger hat zwei Möglichkeiten, auf die Mail-Nachricht über das Alarmfenster zu antworten:
Aktivität als "gelesen" kennzeichnen
Eine Nachricht bzw. Antwort eingeben
Bei Ausführung einer dieser beiden Funktionen wird das Merkmal des Empfängers automatisch deaktiviert, so dass die für ihn erledigte Mail-Aktivität nicht noch einmal gemeldet wird. Dem gegenüber wird automatisch das Merkmal des Absenders aktiviert, so dass dieser die Antwort erhält.
Sofern die Bearbeitung der Mail-Aktivität zugelassen ist (siehe Feld Im Mailsystem verwenden im Fenster Extras/Aktivitätenarten...), kann die Antwort bzw. Bearbeitung auch direkt in der Aktivität erfolgen. Das Verzweigen in die Aktivität vom Alarmfenster aus wird durch Klick auf die Registerkarte Aktivität ausgelöst. Allerdings werden dabei die Merkmale nicht automatisch ausgetauscht! Versucht der Mail-Empfänger eine, für die Bearbeitung nicht zugelassene Mail-Aktivität zu ändern, so erscheint in der Statusleiste ein entsprechender Hinweis. Solche Aktivitäten lassen nur die o.g. Funktionen a und b zu. Alle weiteren Bearbeitungen sind gesperrt, um Manipulationen auszuschließen.
FlowFact stellt den Zusammenhang zwischen Merkmal und dem dazugehörigen (eingeloggten) Mitarbeiter über das Listenfeld Benutzer im Fenster Extras/Merkmale fest. Hat keiner der Empfänger eine Nachricht hinterlassen (weil diese z.B. nur als "gelesen" gekennzeichnet haben), wird die Aktivität automatisch beim letzten Empfänger auf "erledigt" gesetzt.
Existiert jedoch min. eine Empfänger-Nachricht bzw. -Antwort, so geht die Mail-Aktivität an den Absender zurück, vorausgesetzt, es haben alle Teilnehmer reagiert. Der Absender hat dann die Möglichkeit, den Vorgang zu kontrollieren bzw. die schriftlichen Reaktionen der Empfänger zu prüfen.
